«Акт приймання-передавання» на підставі «Підтвердження транспортування» (створення, підписання, відправлення та відхилення)


При формуванні «Акта приймання-передавання» ініціатором документа виступає «Вантажовідправник» (в сервісі ETTN передбачені 3 основні ролі учасників документообігу: «Вантажовідправник», «Перевізник», «Вантажоотримувач»). Обмін документом здійснюється між «Вантажовідправником» та «Вантажоотримувачем»

«Вантажовідправник» -> «Вантажоотримувач»

Важливо

Функціонал створення актів доступний для компанії з роллю «Вантажовідправника»

1 Створення «Акта приймання-передавання» «Вантажовідправником»

Важливо

Створити «Акта приймання-передавання» можливо лише на підставі підписаного з обох сторін «Підтвердження транспортування» (детальніше про «Підтвердження транспортування» ))

Для того аби створити «Акт приймання-передавання» потрібно перейти до каталогу «Вхідні» (1) та в розділі «Додатковий пошук» (2) скористатись фільтр фільтром «Для акту перевантаження» (3), що дозволяє відсортувати ЕТТН документи, на підставі яких може бути створений відповідний акт.

../_images/Work_with_acceptance_certificate_02n.png

В журналі з відібраними документами потрібно вибрати один зі списку та відкрити його:

../_images/Work_with_acceptance_certificate_03n.png

У відкритому документі натиснути кнопку «Створити Акт»:

../_images/Work_with_acceptance_certificate_04.png

Якщо в «Підтвердженні транспортування» в табличній частині було вказано кілька «Вантажоотримувачів», то при створенні «Акта приймання-передавання» платформа запитає для якого вантажоотримувача потрібно створювати документ:

../_images/Work_with_acceptance_certificate_05.png

Далі відкриється форма «Акта приймання-предавання» з уже заповненим номером, датою документа, Замовником та Виконавцем (дані контрагентів підтягуються з «Підтвердження транспортування»):

../_images/Work_with_acceptance_certificate_06n.png

Окрім обов’язкових до заповнення полей номеру та дати договору потрібно додати (кнопка «Додати») та заповнити табличку частину «Відомості про вантаж»:

../_images/Work_with_acceptance_certificate_07n.png

У модальному вікні обов’язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою * :

../_images/Work_with_acceptance_certificate_08.png

Також для додавання табличних даних (вантаж) є можливість скористатись шаблоном. Для цього над таблицею необхідно натиснути «Зберегти шаблон Excel» (1).

../_images/Work_with_acceptance_certificate_26.png

На Ваш комп’ютер буде завантажено файл з назвою acceptance_products_sample.xlsx. Відкривши його, необхідно внести інформацію про вантаж.

Як і в web-формі бов’язковими до заповнення є наступні поля:

  • Назва товару

  • Кількість

  • Одиниці виміру

  • Маса брутто, т

Важливо

Ні в якому разі не змінювати формат шаблону, не видаляти або додавати нові стовпці. Також не допускається зміна формату комірок.

Після збереження заповненої інформації завантажуємо файл на web-портал, скориставшись кнопкою «Завантажити позиції з Excel» (2).

Важливо

Якщо завантажений файл не відповідає очікуваному формату, то система повідомить про це «Звітом про помилки»:

../_images/Work_with_acceptance_certificate_27.png

За необхідністю є можливість додавати ще вантаж(і), для цього необхідно натиснути на кнопку «Додати» та заповнити інформацію в модальному вікні.

Для редагування інформації щодо вантажу необхідно навести курсор на рядок цього вантажу та натиснути «Змінити», для видалення – «Видалити».

../_images/Work_with_acceptance_certificate_28.png

Після того, як документ буде заповнений його потрібно «Зберегти» (документ потрапить в «Чернетки») :

../_images/Work_with_acceptance_certificate_09n.png

Після всіх подальших змін в «Акті приймання-передавання» його можливо буде «Зберегти» (1) та «Підписати» (2):

../_images/Work_with_acceptance_certificate_10n.png

1.1 Підписання та відправка «Акта приймання-передавання» «Вантажовідправником»

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати ключ для підписання. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл чи токен (1), ввести пароль (2) та натиснути «Считати» (3) ключ для підписання:

../_images/file1.png ../_images/file2.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку (4) лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати» (5):

../_images/file3.png

Важливо

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../_images/wrong_key.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта, обрати за необхідності посаду, скинути пароль активного ключа (drop_pass) чи видалити помилкові (del_key).

При подальшій роботі з раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../_images/file4.png

Після підписання «Акта приймання-передавання» інформація щодо підписанта відображається в блоці «Підписанти», а документ можливо «Надіслати»:

../_images/Work_with_acceptance_certificate_15.png

У «Вантажовідправника» відправлений документ відображається у «Надіслані» зі статусом «У процесі»

../_images/Work_with_acceptance_certificate_16n.png

Відправлений «Акт приймання-передавання» має наступний вигляд:

../_images/Work_with_acceptance_certificate_17.png

На формі «Акта приймання-передавання» у лівій верхній частині відображаються QR-код та унікальний ідентифікатор документа.

Користувач може скористатись функціоналом для «Друку», «Завантаження» чи «Клонування»; також у разі виявлення помилки в документі у «Вантажовідправника» є можливість відхилити відправлений «Акт приймання-передавання» до підписання «Вантажоотримувачем». Для цього потрібно натиснути на кнопку «Відхилити».

1.2 Відхилення «Акта приймання-передавання» «Вантажовідправником»

Для того, щоб відхилити документ (доступно до підписання «Вантажоотримувачем») потрібно натиснути «Відхилити».

../_images/Work_with_acceptance_certificate_18.png

Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:

../_images/Work_with_acceptance_certificate_19.png ../_images/Work_with_acceptance_certificate_20.png

На платформі відображається повідомлення та змінюється статус документа в ланцюжку («Відхилено»).

2 Отримання «Акта приймання-передавання» «Вантажоотримувачем»

Відправлений з боку «Вантажовідправника» «Акт приймання-передавання» відображається в папці «Вхідні».

../_images/Work_with_acceptance_certificate_21n.png

Вхідний підписаний документ можливо «Підписати» чи «Відхилити».

2.1 Підписання «Акта приймання-передавання» «Вантажоотримувачем»

Для підписання документу потрібно натиснути на кнопку «Підписати»:

../_images/Work_with_acceptance_certificate_22.png

Підказка

Процес підписання «Вантажоотримувачем» не відрізняється від підписання «Вантажовідправником» та описаний в розділі вище .

Після підписання система повідомить про завершення документообігу інформаційним повідомленням в формі документу:

../_images/Work_with_acceptance_certificate_23.png

2.2 Відхилення «Акта приймання-передавання» «Вантажоотримувачем»

У «Вантажоотримувача» є можливість відхилити отриманий «Акт приймання-передавання». Для цього потрібно натиснути на кнопку «Відхилити». Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:

../_images/Work_with_acceptance_certificate_24.png ../_images/Work_with_acceptance_certificate_19.png

Для відхиленого «Вантажоотримувачем» «Акта приймання-передавання» присвоєно статус «Відхилено».

../_images/Work_with_acceptance_certificate_25n.png

Документ з цим статусом відображається у «Вхідних» «Вантажоотримувача» - документообіг завершено.

Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua