Замовлення на транспортування (Створення, підписання, відправлення та відхилення)

Зміст:


При формуванні документообігу «Замовлення на транспортування» ініціатором документа виступає користувач з роллю «Вантажовідправник» (в сервісі ETTN передбачені 3 основні ролі учасників документообігу: «Вантажовідправник», «Перевізник», «Вантажоотримувач»). Обмін документом здійснюється між «Вантажовідправником» та «Перевізником»:

  1. «Вантажовідправник» -> «Перевізник»

  2. «Перевізник» -> «Вантажовідправник»

Сценарії взаємодії з контрагентами

При роботі з «Замовленням на транспортування» можливо організувати:

  • Документообіг, в якому «Замовленням на транспортування» пропонує перевезення між трьома компаніями-учасниками (1 «Вантажовідправник» - 1 «Перевізник» - 1 «Вантажоотримувач») з пункту навантаження в пункт розвантаження (дві адреси).

  • Документообіг, в якому «Замовленням на транспортування» пропонує перевезення одразу одразу з кількома «Вантажоотримувачами» (1 «Вантажовідправник» - 1 «Перевізник» - N «Вантажоотримувачів») з відповідною кількістю пунктів навантаження та розвантаження (кілька адрес).

1 Створення «Замовлення на транспортування» «Вантажовідправником»

Для створення «Замовлення на транспортування» на платформі «Вантажовідправнику» необхідно натиснути на кнопку «Створити».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_01.png

Після цього необхідно вибрати тип створюваного документа в модальному вікні:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_02.png

Далі необхідно заповнити форму «Замовлення на транспортування» (кнопка «Зберегти» активується лише для заповненої форми):

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_03n.png

Важливо

При виборі «Виду перевезень»=»покілометровий тариф» з’являється обов’язкове поле «кілометраж». Вибір компаній-контрагентів доступний лише з випадаючого списку!

  • За замовчуванням формується номер та вказується поточна дата;

  • Найменування вантажу - вказується загальний характер вантажу;

  • Вид транспорту - вказуються вимоги до виду транспорту;

  • Вид перевезень (покілометровий тариф, погодинний тариф, відрядний тариф, централізоване перевезення, внутрішньоміське, приміське, міжміське, міжнародне перевезення);

  • Перевізник – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування/П.І.Б. перевізника, після цього обрати його з випадаючого списку);

  • Замовник – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування/П.І.Б. перевізника, після цього обрати його з випадаючого списку);

  • Вантажовідправник – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування/П.І.Б. вантажовідправника, після цього обрати його з випадаючого списку), місцезнаходження/місце проживання буде додано автоматично;

  • № договору та його дата – номер/дата договору, на підставі якого створено документ;

  • Кількість місць – вказуються вимоги до місткості грузового транспорту;

  • Температурні вимоги – вказуються температурні вимоги до перевезення вантажу;

  • Масою брутто,т – вказуються вимоги до вантажопідйомності грузового транспорту;

  • Вартість перевезення – вказуються вимоги до вартості послуги перевезення;

Також окрім полей в формі документу необхідно заповнити табличну частини «Замовлення на транспортування». Для заповнення табличної частини документу потрібно натиснути на кнопку «Додати», після чого відкриється модальне вікно «Відомостей про вантаж» (обов’язкові поля позначені червоною зірочкою * ):

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_04n.png
  • Вантажоодержувач – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування/П.І.Б. вантажоодержувача, після цього обрати його з випадаючого списку), місцезнаходження/місце проживання буде додано автоматично;

Підказка

Для пункту навантаження та розвантаження заповнюються поля вказуються відповідні значення адрес, дат, контактних осіб, телефони.

  • Адреса – необхідно обрати з випадаючого списку (для навантаження значення підтягуються з довідника «Вантажовідправника», а для розвантаження - «Вантажоодержувача»);

  • Дата та час навантаження/розвантаження - для кожної адреси вказуються кінцеві терміни в яких потрібно здійснити забір та доставку вантажу;

  • Контактна особа та її телефон - вказуються для того, щоб водію було зрозуміло, до кого потрібно звертатись при навантаженні/розвантаженні.

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_05n.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_06n.png

Порада

Для повторного вибору перевізника, вантажовідправника, вантажоодержувача, пунктів навантаження/розвантаження необхідно натиснути на кнопку «Обрати».

Для редагування інформації щодо вантажу необхідно навести курсор на рядок цього вантажу та натиснути «Змінити», для видалення – «Видалити».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_31n.png

Для збереження «Замовлення на транспортування» необхідно натиснути кнопку «Зберегти», документ потрапить у папку «Чернетки».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_30n.png

За необхідністю є можливість додати супровідні документи. Для цього необхідно натиснути на кнопку «Додати файл» (назва файлу повинна бути унікальною).

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_07n.png

Для того щоб видалити доданий файл необхідно натиснути на іконку корзини. Для того щоб зберегти доданий файл необхідно натиснути на його назву.

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_08n.png

Після усіх проведених змін документ необхідно «Зберегти» (1) та «Підписати» (2).

1.1 Підписання та відправка «Замовлення на транспортування» «Вантажовідправником»

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати ключ для підписання. При першому підписанні необхідно додати файловий ключ. Для цього у модальному вікні потрібно обрати файл (2) і ввести пароль (1):

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_09.png

Після чого натиснути кнопку «Додати»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_10.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться вибрана особа, від імені якої буде здійснено підписання (кнопка «Підписати»):

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_11.png

При подальшій роботі з раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_12.png

Після підписання «Замовлення на транспортування» інформація щодо підписанта відображається в блоці «Підписанти». Для відправки «Замовлення на транспортування» необхідно натинути на кнопку «Надіслати».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_13n.png

Після відправки документа контрагенту він відображається в журналі вихідних документів. Для відправленого «Вантажовідправником» «Замовлення на транспортування» присвоюється статус «У процесі»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_14n.png

Відправлена «Замовлення на транспортування» має наступний вигляд:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_15n.png

На формі «Замовлення на транспортування» у лівій верхній частині відображаються QR-код та унікальний ідентифікатор документа.

Користувач може скористатись функціоналом для «Друку», «Завантаження» чи «Клонування»; також у разі виявлення помилки в документі у «Вантажовідправника» є можливість відхилити відправлене «Замовлення на транспортування» до підписання «Перевізником». Для цього потрібно натиснути на кнопку «Відхилити».

1.2 Відхилення «Замовлення на транспортування» «Вантажовідправником»

Для того, щоб відхилити документ (доступно до підписання «Перевізником») потрібно натиснути «Відхилити». Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_32n.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_25.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_16n.png

На платформі відображається повідомлення та змінюється статус документа в ланцюжку («Відхилено»).

2 Отримання «Замовлення на транспортування» «Перевізником»

Відправлене з боку «Вантажовідправника» «Замовлення на транспортування» відображається в папці «Вхідні».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_17n.png

Вхідний підписаний документ можливо «Підтвердити» чи «Відхилити».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_18n.png

2.1 Підтвердження «Замовлення на транспортування» та відправка «Підтвердження транспортування» «Перевізником»

Після того, як водій чи «Перевізник» «підтверджує» документ, відкривається форма «Підтвердження транспортування», в якій необхідно заповнити відомості про водія та натиснути «Зберегти»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_19n.png

Якщо водій відсутній в списку його можливо додати через кнопку «Новий водій»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_41n.png

Після чого в модальному вікні потрібно буде заповнити дані про водія («Серія, номер посвідчення водія» заповнюється в форматі «3 заголовні латинські літери + 6 цифр», наприклад «DGJ123456»). Обов’язкові поля позначені червоною зірочкою * . Доданий водій прив’язується в системі до вказаного «Перевізника».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_42n.png

За необхідністю до «Підтвердження транспортування» також є можливість додати супровідні документи. Для цього необхідно натиснути на кнопку «Додати файл» (назва файлу повинна бути унікальною).

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_20n.png

Для того щоб видалити доданий файл необхідно натиснути на іконку корзини. Для того щоб зберегти доданий файл необхідно натиснути на його назву.

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_21n.png

Після усіх проведених змін документ необхідно «Зберегти» (1) та «Підписати» (2).

Підказка

Процес підписання «Перевізником» не відрізняється від підписання «Вантажовідправником» та описаний в розділі вище .

Після підписання в «Підтвердження транспортування» додається інформація щодо підписантів документа. Документ можливо «Надіслати» контрагенту («Вантажовідправнику»):

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_22n.png

Підписаний документ відображається в журналі надісланих документів зі статусом «У процесі»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_23n.png

2.2 Відхилення «Замовлення на транспортування» «Перевізником»

У «Перевізника» є можливість відхилити «Замовлення на транспортування» до її підтвердження. Для цього потрібно натиснути на кнопку «Відхилити». Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_25.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_24n.png

Для відхиленого перевізником «Замовлення на транспортування» присвоєно статус «Відхилено». Документ з цим статусом відображається у «Вхідних» «Перевізника».

3 Отримання «Підтвердження транспортування» «Вантажовідправником»

Відправлене з боку «Перевізника» «Підтвердження транспортування» відображається в папці «Вхідні».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_26n.png

Вхідний відкритий підписаний документ доступно «Підписати» та «Відхилити».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_27.png

3.1 Підписання «Підтвердження транспортування» «Вантажовідправником»

Для підписання Підтвердження транспортування потрібно натиснути на кнопку «Підписати».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_34n.png

Підказка

Процес підписання «Вантажовідправником» вже описаний раніше в розділі вище .

Після підписання інформаційне повідомлення сповіщає про те, що документообіг завершено («Процес завершено»), а статус документа «Підтвердження транспортування» змінюється на «Підписано вантажовідправником».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_28n.png

А на панелі підписаного «Підтвердження транспортування» з’являються дві кнопки:

  1. Створити ЕТТН - дозволяє створити ЕТТН за вибраним «Вантажовідправником» (якщо їх було кілька в «Замовленні транспортування»):

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_35n.png

Необхідно вибрати для якої адреси із «Підтвердження транспортування» буде створено ЕТТН:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_36n.png

Після чого відкриється частково заповненя форма ЕТТН, що вже матиме зв’язок з раніше створеними документами:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_37n.png

Детальніше про заповнення, підписання, відправку в інструкції для роботи з «ЕТТН» )

  1. Створити Акт - дозволяє створити «Акт прийому-передачі» за вибраним «Вантажовідправником» (якщо їх було кілька в «Замовленні транспортування»):

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_38n.png

Необхідно вибрати для якої адреси із «Підтвердження транспортування» буде створено «Акт прийому-передачі»:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_39n.png

Після чого відкриється частково заповненя форма «Акта прийому-передачі», що вже матиме зв’язок з раніше створеними документами:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_40n.png

Детальніше про заповнення, підписання, відправку в інструкції для роботи з «Актом прийому-передачі» )

3.2 Відхилення «Підтвердження транспортування» «Вантажовідправником»

Для того, щоб відхилити документ потрібно натиснути «Відхилити».

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_33n.png

Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:

../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_25.png ../_images/Creation_signing_ending_rejection_Proposal_29n.png

На платформі відображається повідомлення та змінюється статус документа в ланцюжку («Відхилено»).