Робота з сервісом EDIN-Tender 2.0


1 Гостьовий доступ

Платформа EDIN Tender (https://tender-v2.edin.ua) дозволяє незареєстрованим користувачам ознайомитись з інтерфейсом, оцінити потенціал торгової площадки (кількість активних відкритих тендерів, їх організаторів). Однак можливості перегляду в такому режимі є обмеженими і для повноцінного ознайомлення з функціоналом платформи, інформацією по тендерах потрібно пройти авторизацію (вхід):

../_images/Work_with_Tender_91.png ../_images/Work_with_Tender_74.png

Новим користувачам, що бажають працювати на платформі потрібно пройти «Реєстрацію» (детальніше в окремій інструкції).


Якщо у ОС користувача невірно налаштований дата та час (на 5 хвилин або більше), то для уникнення часових розбіжностей при роботі з тендерами система повідомляє про необхідність коригування часу в користувацькій операційній системі (ОС):

../_images/Work_with_Tender_006.png

2 Загальний вигляд платформи

Після успішної авторизації відкриється основне вікно сервісу EDIN Tender.

../_images/Work_with_Tender_92.png

Основне вікно сервісу EDIN Tender:

  1. Рядок пошуку документів за різними критеріями (детальніше в розділі «Пошук» );

  2. Місцерозташування користувача на платформі;

  3. Статус та вибір компаній, від імені якої будуть здійснюватись дії;

  4. Історія системних повідомлень, кнопки переходу в меню сервісів, вибору мови, налаштувань користувача та виходу з платформи;

  5. Папки «Усіх» чи лише «Своїх» тендерів (в яких користувач приймає участь), чернеток, а також обраних тендерів (відмічених заповненою зірочкою звезда);

  6. Кнопка створення тендера (детальніше про створення тендерів);

  7. Підписки - сторінка для перегляду та здійснення контролю підписок на організаторів тендерів та на категорії тендерів (детальніше в наступному підрозділі);

  8. Журнал тендерів, що має швидкий фільтр відображення тендерів («Активні» / «Майбутні» / «Завершені»).

2.1 Підписки

Вікно підписок користувача розділено на «Підписки організаторів тендерів» та «Підписки на категорії» (окремо для аукціонів з Продажу та Закупівлі). Для кожної групи підписок передбачені можливості додавання чи видалення власних підписок:

../_images/Work_with_Tender_103.png

Підписки дозволяють користувачам отримувати сповіщення про нові тендери від організаторів чи в категорії, на які вони підписані. Зручний пошук дозволяє по назві чи коду швидко відфільтрувати список:

../_images/Work_with_Tender_104.png ../_images/Work_with_Tender_105.png

Змінити тип аукціону можливо вже в списку підписок на категорії:

../_images/Work_with_Tender_106.png

Також підписку на категорію чи організатора можливо здійснити безпосередньо при перегляді інформації по тендеру:

../_images/Work_with_Tender_66.png

Увага

При здійсненні підписки на категорію лота підписка виконується для всіх типів аукціонів (Продаж + Закупівля).

2.3 Журнал тендерів

В папці «Усі тендери» відображаються усі аукціони («Активні»/»Майбутні»/»Завершені»), а при переході в «Мої тендери» відображаються аукціони, які даний користувач створив чи приймає/приймав участь (робив ставку, робив запит на запрошення в тендер чи був запрошений Організатором). В «Чернетках» відображаються неопубліковані тендери, що були створені даним користувачем. Для «Супер адміністратора» в «Мої тендери» / «Чернетки» відображаються така ж інформація, але по відношенню до всіх користувачів акаунта.

В журналі доступний пошук по заголовкам і описами, як тендерів так і лотів. По кожному тендеру додатково відображається коротка інформація при наведенні курсора миші на значок info:

../_images/Work_with_Tender_94.png

Також коротко відображається інформація по типу тендера («Відкритий» відкритий / «Закритий» закритий), етапу («Торги» / «Збір пропозицій»), кількості лотів, кількості зроблених ставок, дати початку і закінчення тендера. В лівій частині по кожному тендеру символом зірочки (звезда / звезда2) можливо зробити користувацьку відмітку «вибраний»(для відображення в папці Вибране) / «звичайний» тендер. В якості кольорових статусів Активних і Майбутніх тендерів використовується обернений відлік:

  • зелений - тривалість тендера, що вже розпочався (Активний)

  • фіолетовий - тривалість тендера, який був опублікований, але ще не розпочався (Майбутній)

Завершені тендери також розділяються статусами, в залежності від результату торгів:

сірий, помаранчевий, червоний

2.4 Платні та безкоштовні тендери

Аукціони для постачальників можуть бути платними та безкоштовними:

../_images/Work_with_Tender_98.png

Аукціони на безкоштовній основі — аукціони типу «Збір пропозицій» від всіх організаторів, а також аукціони типу «Торги» від наступних організаторів (Організатори можуть змінюватись!):

  • ГК ЕВРОТЕК (за категоріями логістика, маркетинг)

  • НОВОМИРГОРОДСЬКИЙ ЦУКОР, ТОВ

Примітка

Для того аби взяти участь в платних аукціонах потібно щоб у Організатора був активним тарифний пакет «Безкоштовна участь» або щоб у Учасника був статус Активний:

../_images/Work_with_Tender_99.png

Статус користувача на платформі EDIN-TENDER може бути двох видів:

  • Активний — користувач аккаунта може брати участь в відкритих/закритих безкоштовних і платних аукціонах типу «Торги» і «Збір пропозицій» від будь-яких організаторів. Звертаємо увагу, що організатори самостійно приймають рішення про допуск нових учасників в аукціони «закритого» типу.

  • Стартовий — користувач аккаунта може брати участь в безкоштовних відкритих/закритих аукціонах типу «Збір пропозицій» від будь-яких організаторів, подати заявку до участі в закритому платному аукціоні (детальніше в Участь у «закритому» тендері), а також в аукціонах типу «Торги» від наступних організаторів (Організатори можуть змінюватись!):

    • ГК ЕВРОТЕК (за категоріями логістика, маркетинг)

    • НОВОМИРГОРОДСЬКИЙ ЦУКОР, ТОВ

На сторінці аукціону типу «Торги» від всіх інших організаторів, користувачі аккаунта зі статусом Стартовий побачать наступне повідомлення:

ШАНОВНИЙ ПАРТНЕР, ВАШ АККАУНТ ЗНАХОДИТЬСЯ В СТАТУСІ СТАРТОВИЙ, ЩО НЕ ДАЄ МОЖЛИВОСТІ ВЗЯТИ УЧАСТЬ У ЦЬОМУ АУКЦІОНІ. ДЛЯ ТОГО ЩОБ АКТИВУВАТИ ВАШ АККАУНТ ЗВЕРНІТЬСЯ ДО ТЕХНІЧНОЇ ПІДТРИМКИ.

Для того, щоб перевести аккаунт в статуc Активний необхідно сплатити користування платформою EDIN-TENDER одним із способів:

  • надіславши реквізити Вашої компанії на електронну адресу tender@edi-n.com із зазначенням тарифного пакету, який цікавить, з темою листа, наприклад: рахунок на разову участь в Аукціоні No або рахунок за лютий або рахунок за 2 квартал 2020 року;

  • самостійно замовивши рахунок на оплату в «Особистому кабінеті»

Увага

Для оперативного доступу до торгів можна вислати платіжне доручення або гарантійний лист, оформлений на фірмовому бланку компанії з підписом директора або бухгалтера та печаткою компанії.

3 Робота з тендерами

Важливо

Сервіс EDIN Tender дозволяє користувачу вести роботу з тендерами в якості «Учасника» та «Організатора». Ці ролі суттєво відрізнються, логіка формування та налаштування тендера від імені «Організатора» описана в розділі Створення тендерів , а робота з тендером в якості «Учасника» - в розділі Участь в тендері .

3.1 Створення тендера

Для створення тендера Вам необхідно натиснути на кнопку «Додати тендер»:

../_images/Work_with_Tender_95.png

Після цього відкриється форма створення тендера:

../_images/Work_with_Tender_101.png

Разом з його лотами:

../_images/Work_with_Tender_102.png

Форма створення тендера складається з «загальних налаштувань тендера» (1) та «налаштувань лотів тендера» (2).

3.1.1 Налаштування тендера

В налаштуваннях тендера Вам доступні наступні параметри (поля позначені червоною зірочкою * - обов’язкові до заповнення):

  • Напрям тендера: «Закупівля» чи «Продаж» (закупівля / продаж);

  • Етап: «Збір пропозицій» чи «Торги» (рупор / судья);

Підказка

Під час «Збору пропозицій» користувачі на рівні одного акаунта по кожному лоту можуть зробити ставку лише один раз. Для «збору пропозицій» організатору чи «Супер адміністратору» ) доступна можливість «Подовжити тендер» (кнопка) будь-яку кількість разів.

../_images/Work_with_Tender_97.png
  • Вид: «Відкритий» чи «Закритий»(відкритий / закритий );
    • «Відкритий» тендер дозволяє всім користувачам сервісу переглядати информацію про тендер та його лоти; зробити ставку в «відкритому» тендері може будь-який користувач системи.

    • «Закритий» тендер НЕ відображається користувачам сервісу до початку тендера, а після його початку не запрошені користувачі можуть лише переглядати інформацію тендера. Приймати участь в тендері можливо по запрошенню Організатора або через «Подачу заявки» (детальніше в Участь у «закритому» тендері).

  • Дату та час початку/завершення аукціону. Час і дата початку аукціону повинні бути налаштовані не менш ніж +1 година від часу заповнення поля. Час і дата завершення повинні бути налаштовані не менш ніж +30 хвилин від часу і дати початку аукціону;

  • Автопродовження magic - відмітка, що активує функцію, котра спрацьовує в випадку коли один із участників робить ставку в останні 5 хвилин аукціону (до його завершення). Тендер автоматично продовжується на 5 хвилин;

  • Валюта: вибір валюти зі списку;

  • Ціна без ПДВ - відмітка, про те що ціни лотів будуть вказані без ПДВ;

  • Назва: короткий опис, інформація про тендер. Наприклад: Збір пропозицій, вівсяні пластівці;

  • Опис: повний опис тендера - інформація, що дасть учасникам максимально повне уявлення про майбутній тендер. Організатор може змінити опис опублікованого аукціону та його лотів до старту аукціону;

  • Налаштування для всіх лотів:
    • Не показувати ставки - активована функція приховує список всіх ставок для учасників;

    • Не показувати кращу ставку - активована функція приховує тільки кращу ставку;

    • Ховати лише імена учасників - за активованої функції імена участників будуть відображатись в вигляді номера, котрий буде змінюватись з кожною ставкою. При цьому кращаставка та список будуть доступні для перегляду

Важливо

Кожне налаштування виконує тільки одну дію! Всі налаштування можливо комбінувати між собою. Якщо Ви не визначили налаштування видимості, то інформація буде доступна всім користувачам EDIN-Tender. При створенні декількох лотів в одному аукціоні, є можливість використовувати налаштування, як для кожного лота індивідуально, так і для всіх відразу.

  • Завантажені файли: доступна можливість прикріплення файлів до опису тендера (не більше 5 файлів в одному тендері з обмеженням розміру файлу до 5 МБ).

  • Контактна інформація: при активованій відмітці можливо вказати контактні дані для оперативної комунікації з Організатором (в закритому аукціоні інформація відображається лише запрошеним учасникам).

Важливо

При редагуванні чернетки для повторного завантаження файлів до аукціону чи лота перед збереженням чернетки потрібно натиснути «Завантажити всі файли на сервер»:

../_images/Work_with_Tender_75.png

3.1.2 Налаштування лотів тендера

Після налаштувань загальних параметрів тендера необхідно виконати налаштування лотів.

../_images/Work_with_Tender_85.png
  • Кнопка «Додати лот» створює додатковий лот (в одному аукціоні може бути до 25 лотів);

  • Заголовок лота: поле для опису назви товару;

  • Код товару: необов’язкове поле, що використовується для введення артикулу або коду товару згідно з Вашою обліковою системою;

  • Опис: поле для більш детального опису товару. Організатор може змінити опис опублікованого аукціону та його лотів до старту аукціону;

  • Початок / Закінчення поставки: не є обов’язковими для заповнення, однак не повинні бути встановлені на дату раніше, ніж дата завершення аукціону;

  • Регіон: перелік регіонів України (за замовчуванням встановлено значення «Всі області»);

  • Категорія: до якої категорії відноситься лот (не є обов’язковими для заповнення). Організатор може змінити категорію лота опублікованого аукціону до його старту. При натисканні на кнопку «Вибрати з довідника CPV», відкривається єдиний державний довідник товарних категорій, з’являється можливість вибрати категорію, до якої відноситься Ваш лот:

../_images/Work_with_Tender_06.png

Можливо скористатись ієрархічним переходом до потрібної категорії чи пошуком: ввести назву категорії (1), натиснути «Знайти» (2), вибрати необхідну категорію (3) та натиснути на кнопку «Зберегти та вийти» (4);

Увага

Для того, щоб скинути пошук в категорії необхідно натиснути хрестик біля кнопки «Знайти»

  • Кількість та одиниці виміру: кількість товару, який вказаний в лоті та одиницю його виміру зі списку;

  • Стартова ціна: початкова вартість за одиницю товару, яку Ви встановлюєте, як організатор. Організатор може змінити стартову ціну лотів опублікованого аукціону до його старту;

  • Крок ставки: мінімальна сума для зниження/підвищення ціни. Крок ставки вказується тільки при наявності стартової ціни.

  • Налаштування лота: в разі якщо Ви не налаштували відповідні налаштування в загальних налаштуваннях тендера, у Вас є можливість приховувати всі ставки, приховувати кращу ставку і приховувати імена учасників для конкретного лота.

  • Завантажені файли: доступна можливість прикріплення файлів до опису лота (не більше 5 файлів в одному лоті з обмеженням розміру файлу до 5 МБ). Організатор може додавати/видаляти файли опублікованого аукціону до його старту;

  • Кнопка «Клонувати лот» створює ще один лот з ідентичними параметрами (зручно використовувати при додаванні подібних лотів).

Після установки всіх необхідних налаштувань, натисніть на кнопку «Попередній перегляд перед публікацією», для збереження Вашого тендера в «Чернетки».

../_images/Work_with_Tender_08.png

Примітка

В разі, якщо при налаштуваннях тендера/лота були допущені явні помилки або незаповнені обов’язкові поля, то платформа повідомить про це:

../_images/Work_with_Tender_09.png

У каталозі «Черновик», у вас є можливість Редагувати всі дані і налаштування Вашого тендера, після чого Ви можете Опублікувати тендер. При редагуванні всі учасники отримують e-mail та повідомлення про зміни на web.

Примітка

Завершити достроково можливо лише активний (опублікований) тендер.

../_images/Work_with_Tender_52.png

Увага

Після публікації тендера (до його початку) до редагування доступні лише:

  • опис тендера

  • опис лота

  • категорія товару для лота

  • стартова ціна

  • вкладення тендера

  • вкладення лота

  • дата/час початку

  • дата/час закінчення

  • кількість (лот)

Після редагування всі учасники отримують e-mail та повідомлення про зміни в тендері.

В каталозі «Чернетки» або «Завершені» у Вас є можливість при натисканні на кнопку «Клонувати», копіювати інформацію та налаштування обраного тендера для його подальшого редагування і подальшої публікації.

../_images/Work_with_Tender_11.png

Підказка

Організатори при редагуванні та створенні нового тендера можуть також «Клонувати» лоти.

Після натискання на кнопку «Опублікувати», Ваш тендер автоматично стає «Активним» а також з’являється в журналі тендерів в списку «Усі тендери».

3.1.3 Заявки на участь

Увага

Якщо в налаштуваннях тендера було обрано «Закритий» Вид, то для участі бажаних учасників в тендері їх потрібно запросити (від імені Організатора аукціону). Запросити можливо, як зареєстровані так і незареєстровані на платформі компанії:

../_images/Work_with_Tender_001.png
3.1.3.1 Запросити учасників

У вікні для запрошення потрібно в рядку пошуку ввести назву компанії, що Вас цікавить (не менше трьох символів) (2), відмітити компанію зі списку знайдених (3) - компанія автоматично потрапляє в список обраних. Після того, як бажаний список сформовано потрібно натиснути на кнопку «Запросити вибрані компанії» (4):

../_images/Work_with_Tender_002.png

Запрошений «Учасник» може переглянути інформацію по тендеру і його лотам, а у Організатора в цьому тендері відобразиться список запрошених учасників:

../_images/Work_with_Tender_003.png

За допомогою кнопки «Перевірити учасника» можливо отримати додаткову інформацію про контрагента перед тим, як прийняти рішення:

../_images/Work_with_Tender_007.png
3.1.3.2 Запросити незареєстрованих учасників

У вікні для запрошення потрібно вказати email-адреси потенційних учасників аукціону (в якості роздільника між адресами можливо використовувати кому, пробіл чи крапку з комою) та «Відправити запрошення»:

../_images/Work_with_Tender_004.png

На вказані email-адреси від імені компанії-Організатора приходить запрошення до участі в аукціоні, що має посилання на аукціон та реєстрацію на платформі (посилання на реєстрацію діє 10 днів):

../_images/Work_with_Tender_005.png

Увага

Поки тендер не розпочався Організатор може запрошувати Учасників, приймати та відхиляти (кнопками «Схвалити/Відхилити») одну і ту ж заявку Учасника безліч разів, однак після того, як тендер розпочато Організатор може лише одноразово прийняти своє рішення по відношенню заявки Учасника (лише або «Схвалити» або «Відхилити»).

3.1.4 Учасники

Вкладка «Учасники» доступна лише для Організатора, що створив аукціон та «Супер адміністратор» його акаунта). У вкладці відображаються всі участники, котрі зробили ставку хоча б в одному лоті. По учаснику виводиться ПІБ, email, номер телефону:

../_images/Work_with_Tender_008.png

3.1.5 Перегляди

Вкладка історії переглядів доступна лише компанії-Організатору і відображає дату і назви компаній, які переглянули більш детальну інформацію про даний тендер:

../_images/Work_with_Tender_62.png

3.1.6 Інше

Організатори по своїм завершиним тендерам можуть завантажити звіт (також відправляється на e-mail) в PDF/HTML/XLS форматі через кнопку «Завантажити як» :

../_images/Work_with_Tender_100.png

3.2 Участь в тендері

Тендер (в залежності від налаштувань Організатора) може бути «відкритим» або «закритим».

3.3 Участь у «відкритому» тендері

Для того аби прийняти участь у «відкритому» тендері Вам потрібно перейти в «Усі тендери» і обрати з журналу «Активних» тендерів:

../_images/Work_with_Tender_96.png
  • Вибрати і натиснути на тендер в журналі, що Вас цікавить

  • У відкритому тендері зробити ставку по лоту (на кожен лот окрема ставка)

Підказка

Зробити ставку можна тільки на лот активного аукціону, який розпочався

../_images/Work_with_Tender_14.png

3.4 Участь у «закритому» тендері

В даних тендерах беруть участь тільки ті учасники, участь яких була раніше підтверджена Організатором. Для цього необхідно подати заявку на участь або бути запрошеним організатором (в останньому випадку Учасник отримує повідомлення на e-mail про те, що він запрошений до участі в закритому тендері).

Для того, щоб подати заявку, необхідно зайти в Ваш тендер, і натиснути на кнопку «Подати заявку».

../_images/Work_with_Tender_18.png

Після натискання на кнопку «Подати заявку», на екрані з’явиться повідомлення про те, що Ваша заявка була успішно відправлена Організатору, кнопка «Подати заявку» після цього перестає бути активною («Заявка уже подана»). У Організатора в тендері, на який була подана заявка у вкладці «Заявки на участь» відображається кількість запитів, що очікують відповіді.

../_images/Work_with_Tender_64.png

Коли Організатор ухвалить рішення за Вашою заявою, ви отримаєте повідомлення на e-mail, по цьому тендеру відобразиться інформація по лотам, з’явиться можливість зробити ставку.

Примітка

Якщо Організатор відхилить заявку повторно відправити її не буде можливо

3.5 Ставки

Ставка може перебувати в статусі:

  • Краща ставка - найкраща ставка по лоту;

  • Ставку перебито - ставка, що була перебита іншою ставкою;

  • Ставка видалена організатором - ставка, що була видалена організатором аукціону (детальніше в наступному підрозділі).

../_images/Work_with_Tender_107.png

3.5.1 Видалення ставки організатором

Зі сторони «Організатора» (користувач, що створив тендер чи «Супер адміністратор») може видалити помилкову ставку конкретного учасника:

../_images/Work_with_Tender_108.png

При цьому обов’язково вказується причина видалення:

../_images/Work_with_Tender_88.png

При видаленні ставки учасники отримують повідомлення у вигляді коментаря, а статус ставки змінюється на «Ставка видалена організатором»:

../_images/Work_with_Tender_109.png

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua