Робота з «Актом звірки зведеним» та «Актом звірки з правками» (COMDOC_029)


Вступ

Дана інструкція описує порядок формування «Акта звірки зведеного» та «Акта звірки з правками» (COMDOC_029).

Обмін документами відбувається між двома контрагентами. Ініціатором документообігу може виступати будь-яка сторона. В схемі контрагенти пронумеровані для зручності в порядку від ініціатора документообігу.

Загальна схема документообігу:

@startuml

Контрагент1 -> Контрагент2: Акт звірки зведений (COMDOC_029)

== У випадку незгоди Контрагента2 ==

Контрагент1 <- Контрагент2: Акт звірки з правками (COMDOC_029)

@enduml

Обидва документа перед відправкою підписуються КЕП і потребують підписання чи відмови у відповідь для завершення документообігу.

1 Створення, підписання та відправка «Акта звірки зведеного» (COMDOC_029)

При натисканні на кнопку «Створити» відкривається вікно з вибором документа для створення (потрібно обрати «Акт звірки зведений»):

../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_01.png

Відкривається форма документа, де обов’язкові до заповнення поля відмічені червоною зірочкою *:

../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_02.png

Можливо скористатись пошуком та вибрати свого контрагента (при цьому дані зареєстрованого на платформі контрагента заповняться автоматично):

../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_03.png

Для заповнення табличної частини потрібно натиснути «+Додати» (таблиця частково заповнюється для обох контрагентів одночасно):

../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_04.png

По всім доданим позиціям також потрібно вказати початкові сальдо дебета/кредита (розрахунок інших значень відбувається автоматично):

../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_05.png

Після того, як всі зміни будуть внесені потрібно «Зберегти» (1), «Підписати» (2) та «Відправити» (3) документ:

../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_09.png

1.1 Підписання та відправка документа

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

../_images/file1.png

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

  • Директор «DS»

  • Бухгалтер «BS»

  • Співробітник «SS»

  • Печатка «S»

  • Шифрування «C»

  • Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

../_images/file2.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

../_images/file3.gif

При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

../_images/file7.gif

Попередження

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../_images/file6.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка (del_key) можливо видалити помилкові ключі.

Після авторизації для подальшого підписання раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../_images/file4.png ../_images/file5.png

Після підписання інформація щодо підписанта відображається в блоці «Дані про підписантів». Для відправки документа необхідно натинути на кнопку «Відправити». Після відправки документа контрагенту він відображається в журналі вихідних документів і має статус «Потребує підписання отримувачем».

../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_13.png

У Відправника «Акта звірки зведеного» (COMDOC_029) є можливість «Відкликати підпис» (детальніше):

../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_14.png

Отримувач може «Підписати і відправити у відповідь» чи «Відмовитись від підписання»:

../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_12.png

Підписання / відмова є завершальною дією в схемі документообігу цими актами.

2 Створення «Акта звірки з правками» (редагований COMDOC_029)

У випадку незгоди з табличними даними «Акта звірки зведеного» (COMDOC_029) Отримувач може відмовитися від підписання, сформувавши на підставі вхідного документа «Акт звірки з правками» (редагований COMDOC_029):

../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_06.png

В формі нового документа поля заповнюються даними з документа-підстави, до редагування доступні лише дані табличної частини (редагувати/додати/видалити позицію) своєї компанії:

../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_07.png ../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_08.png

Після того, як всі зміни будуть внесені потрібно «Зберегти» (1), «Підписати» (2) та «Відправити» (3) документ:

../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_09.png

Підказка

Процес підписання документів не відрізняється і описаний в розділі вище .

При цьому новий надісланий документ додається в ланцюжок (в ланцюжку може бути лише один «Акт звірки з правками» (редагований COMDOC_029)), статус документа-підстави змінюється на «Відмовлено в підписанні». У Відправника «Акта звірки з правками» (редагованого COMDOC_029) є можливість «Відкликати підпис» (детальніше):

../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_10.png ../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_11.png

Отримувач може «Підписати і відправити у відповідь» чи «Відмовитись від підписання»:

../_images/Create_and_send_reconciliation_act_COMDOC_029_12.png

Підписання / відмова є завершальною дією в схемі документообігу цими актами.

3 Відкликання підпису комерційних документів (COMDOC)

Відправлені комерційні документи (COMDOC) можуть бути відкликані («Відкликання підпису» - COMDOC_021 квитанція №14). Відкликання використовується при помилковій відправці документа. Відкликати комерційний документ (COMDOC) може лише Відправник за умови, що Отримувач ще не підписав документ (COMDOC). Функціонал доступний для інтегрованих користувачів (API) та з web. «Відкликання підпису» на web-платформі активується відповідною кнопкою:

../_images/comdoc_revoke_001.png

Для того аби здіснити «Відкликання підпису» обов’язково потрібно вказати причину відкликання та підтвердити дію підписом («Підписати»):

../_images/comdoc_revoke_002.png

Після чого документ змінює свій статус на «Підпис відкликано».

../_images/comdoc_revoke_003.png

Документообіг завершено.


Служба сервісної підтримки: support@edin.ua