Дії з обраними документами (масові операції)


Вступ

Для зручної та швидкої роботи з документами на платформі доступне проведення масових операцій з документами. Масові операції полегшують та пришвидшують роботу з масивами документів, так як дозволять оброблювати більшу кількість документів відразу, а також працювати з іншими документами паралельно.

../_images/massovi_operacii_002.png

Примітка

Масові операції доступні у всіх каталогах (Вхідні, Надіслані, Важливі, Чернетки, Архів) однак список можливостей у цих каталогах відрізняється (детальніше у наступних розділах статті).

Дії з обраними документами (масові операції):

  • Архівувати/розархівувати

  • Підписати

  • Друкувати

  • Створити «Консолідоване замовлення» в Excel (для документів «Замовлення» (ORDER))

  • Завантажити в форматі .xls / .pdf / .p7s (доступність форматів залежить від типу документа)

  • Створити універсальний документ

  • Надіслати

  • Видалити документи

  • Підписання ПН/РКПН

Для виконання масових операцій потрібно відмітити чекером декілька документів та натиснути «Дії з обраними документами» - в випадаючому списку активними будуть лише ті дії, що можливо виконати для всіх обраних документів:

../_images/massovi_operacii_003.png

Після вибору та запуску операції, відобразиться інформаційне вікно обробки запиту та завершення виконання операції, наприклад:

../_images/massovi_operacii_004.png ../_images/massovi_operacii_005.png

Після завершення завдання у каталозі «Масові дії» зберігаються всі результати виконання операцій за останні 7 днів. Вказується Назва дії з документами, Статус, Кількість оброблених/необроблених документів, Дата виконання операції:

../_images/massovi_operacii_001.png

Статуси:

  • Успішно - всі документи оброблені без помилок;

  • Зауваження - є хоча б один документ, що був пропущений (кількість пропущених документів позначається жовтим кольором);

  • Помилка - є хоча б один документ, що був оброблений з помилкою (кількість необроблених документів позначається червоним кольором).

Якщо при виконанні операції виникне помилка, то система повідомить сповіщенням та відобразить про це статусом.

1 Масове підписання та відправка

Функціонал Масового підписання та відправки доступний у «Вхідних» та «Чернетках» (для «Чернеток» це два процеси: «Підписати» та «Надіслати»).

У «Вхідних» доступне Масове підписання / відправка:

  • Всіх комерційних (універсальних) документів (COMDOC)

  • Податкової накладної (DECLAR)

  • Коригування до податкової накладної (DECLARj12)

  • Товарної накладної (Метро) (DOCUMENTINVOICE)

  • Коригування до товарної накладної (Метро) (DOCCORINVOICE)

  • Акт наданих послуг (Метро) (DOCINVOICEACT)

  • Повідомлення про штрафні санкції (Метро) (ORDRPT)).

У «Чернетках» доступне Масове підписання / відправка:

  • Видаткової накладної (COMDOC_006)

  • Податкової накладної (DECLAR)

  • Коригування до податкової накладної (DECLARj12)

  • Товарної накладної (Метро) (DOCUMENTINVOICE)

  • Коригування до товарної накладної (Метро) (DOCCORINVOICE)

  • Акт наданих послуг (Метро) (DOCINVOICEACT)

  • Повідомлення про штрафні санкції (Метро) (ORDRPT)

Примітка

Універсальні документи (CONDRA), до яких додано вкладення також можуть бути масово відправлені з «Чернеток» (з підписом чи без в залежності від клієнтських налаштувань).

Для зручності можливо відсортувати документи за Типом та Статусом. Виберіть потрібні документи, або відмітьте усі, а потім натисніть на кнопку «Дії з обраними документами», щоб перейти до допустимих операцій:

../_images/massovi_operacii_006.png

Після вибору операції «Підписати» ініціалізується бібліотека підписання.

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати ключ для підписання. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл чи токен (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

../_images/file1.png

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

  • Директор «DS»

  • Бухгалтер «BS»

  • Співробітник «SS»

  • Печатка «S»

  • Шифрування «C»

  • Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

../_images/file2.png

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

../_images/file3.gif

Важливо

Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

../_images/file6.png

Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка (del_key) можливо видалити помилкові ключі.

При подальшій роботі з раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:

../_images/file4.png ../_images/file5.png

По завершенню підписання, потрібно «Закрити» інформаційне вікно, а інформацію про перелік документів, що були підписані можливо переглянути у каталозі «Масові дії»:

../_images/massovi_operacii_008.png

Примітка

Після підписання документів в «Чернетках» їх можливо «Надіслати» контрагенту (за умови, що у Відправника не налаштована автоматична відправка підписаних документів).

../_images/massovi_operacii_012.png

2 Створення та відправка «Універсального документа» (CONDRA) для Фактора

Масове створення «Універсальних документів» (CONDRA) використовується для роботи з факторингом. Документи CONDRA створюються на підставі підписаних з обох сторін (в статусі «Підтверджено з двох сторін») «Видаткової накладної» (COMDOC_006), «Прибуткової накладної» (COMDOC_007), «Товарної накладної» (DOCUMENTINVOICE):

../_images/massovi_operacii_009.png

Далі в вікні «Пошуку контрагента» знайти та «Вибрати» сторону, що виступає в ролі Фактора:

../_images/massovi_operacii_019.png

Платформа повідомить про успішне створення документів повідомленням, а самі документи з’являться в папці «Чернетки»:

../_images/massovi_operacii_010.png ../_images/massovi_operacii_011.png

Далі потрібно вибрати документи і в «Дії з обраними документами» натиснути «Надіслати»:

../_images/massovi_operacii_012.png

Платформа повідомить про успішну відправку документів повідомленням, а самі документи відображаються в «Надісланих»:

../_images/massovi_operacii_007.png ../_images/massovi_operacii_014.png

3 Масовий друк документів

Функціонал Масового друку реалізований у всіх папках окрім «Чернеток».

При виборі одного або декількох документів в «Дії з обраними документами» потрібно натиснути «Друкувати»:

../_images/massovi_operacii_018.png

Після виконання операції відкривається нове вікно з створеними друкованими макетами. Всі вибрані документи об’єднані в один файл для друку.

../_images/massovi_operacii_020.png

4 Звіт «Консолідоване замовлення»

Створення звіту «Консолідоване замовлення» можливо виконати в папках «Вхідні» та «Надіслані»: для цього потрібно обрати кілька «Замовлень» (ORDER) та в «Дії з обраними документами» обрати «Створити «Консолідоване замовлення» в Excel»:

../_images/massovi_operacii_015.png ../_images/massovi_operacii_016.png

В результаті завантажується xls-файл з усіма товарними позиціями в обраних «Замовленнях» (однакові позиції об’єднуються по штрих-коду, а їх кількість сумується).

5 Відмітка документів «прочитані» / «непрочитані»

Вхідні документи, що жодного разу не були відкриті позначаються в журналі документів жирним шрифтом, що символізує «непрочитаний» документ. В момент, коли користувач переходить в документ останній стає «прочитаним». Ці відмітки відіграють не лише візуальне значення, а й інформують контрагентів. Відмітити документи, як «прочитані» можливо також масово, не переходячи/відкриваючи самі документи. Також можливо зробити обернену масову операцію і зробити обрані документи «непрочитаними»:

../_images/massovi_operacii_017.png

Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua