Інструкція по роботі з мережею ОККО на веб-платформі EDI-Network


Вступ

Дана інструкція описує порядок формування документів у відповідь «Підтвердження замовлення» (ORDRSP) і «Повідомлення про відвантаження» (DESADV), налаштування електронно-цифрового підпису та підписання або відмову від підписання Комерційного документа «Прибуткова Накладна» по мережі ОККО. Також описаний порядок роботи з документом «Повідомлення про повернення» (RETANN), підписання або відмову від підписання Комерційного документа «Накладна на повернення» (COMDOC).

Важливо!

По причині переходу на юридично вагомий електронний документообіг, після підписання договору, де включенні зазначені пункти, паперова видаткова накладна, на стороні мережі, підписуватись не буде. Постачальник проводить в своїй обліковій системі видаткову накладну, чітко по найменуванню/кількості/сумі тощо, відповідно до електронної прибуткової накладної, на яку накладено ЕЦП (електронно цифровий підпис) обох сторін (не допускається відхилення хоча б на копійку). Вказані в прибутковій накладній видаткова накладна (номер, дата) повинні в подальшому бути відображені в акті звірки постачальника. На основі підписаної прибутової накладної та виходячи із даних вказаних номеру та дати видаткової накладної постачальника, постачальник реєструє податкову накладну. Схема документообігу вказана нижче.

Важливо!

Зверніть увагу, що всі документи на які ЕЦП постачальники накладали більше ніж 4 кал. дні від дати фізичної доставки товару, тобто дати прибуткової накладної – для оплати початок відліку буде від дати накладання ЕЦП постачальника.

Важливо!

Накладна на повернення формується Покупцем. Постачальник повинен в себе в обліку врахувати саме підписані обома сторонами накладні на повернення, а відповідно виходячи із їх даними скласти розрахунки коригування до податкових накладних. Ціни в накладних на повернення беруться із останніх прибуткових накладних проведених в обліковій системі Покупця на моменту формування замовлень на повернення. При тому якщо повертається кількість більша ніж є в останньому прихідному документів – то береться передаючий йому документ приходу й так далі.

../_images/1.jpg

1. Формування документа у відповідь «Підтвердження замовлення»(ORDRSP)

Важливо!

Даний документ формується відразу, після отримання замовлення!

Для того, що б знайти ваші Замовлення, натисніть на папку Вхідні.

../_images/21.png

Для зручності пошуку виберіть в першому фільтрі - Всі документи, у другому - ОККО-Нафтопродукт, в третьому - тип документа Замовлення.

../_images/31.png

Для відкриття вхідного документа натисніть на нього.

../_images/41.png

У відкритому документі виберіть СформуватиПідтвердження замовлення.

../_images/51.png

У відкритому вікні з’явиться Форма для заповнення необхідних реквізитів документа. Всі поля, позначені червоною зірочкою * є обов’язковими для заповнення.

../_images/61.png
  1. Номер - може збігатися з номером замовлення.

  2. Дата - дата підтвердження, автоматично вказується поточна дата.

  3. Дата замовлення автоматично переноситься з замовлення.

  4. Узгоджена дата поставки - дата фактичного постачання товару по даному замовленню, переноситься автоматично з замовлення (в разі, якщо з мережею узгоджений перенесення на іншу дату, її потрібно змінити).

  5. Дії - вибираються зі списку такі дії: Буде доставлено, Зміна кількості, або Відмовлено.

Нижче на сторінці створеного документу знаходиться перелік товарних позицій, які були замовлені, і їх кількість:

../_images/71.png

Система автоматично підставляє значення в колонку Підтверджено значення, аналогічне замовленому.

Важливо!

Просимо внести фактичне значення, яке планується до поставки. Якщо ціни, які вказані в замовленні, не відповідають цінам в специфікації, просимо відразу повідомити про це менеджерів, які відправляють замовлення та додатково Білецьку Анну abilecka@gng.com.ua або Бродюк Ірину IBrodiuk@gng.com.ua.

Для відправки документа натискаємо на кнопку Зберегти, внесені зміни вступають в силу, а потім - Надіслати:

../_images/81.png

2. Формування документу у відповідь «Повідомлення про відвантаження» (DESADV)

Важливо!

Документ «Повідомлення про відвантаження» формується на підставі Замовлення, заздалегідь, до момента фактичної поставки товару! Без повідомлення, товар не буде прийнятий! Якщо постачальник, з будь-яких причин, фактично відвантажує більшу кількість товару, ніж вказано в замовленні чи в повідомленні про відвантаження – то він зобов‘язаний зв‘язатись з менеджером закупок покупця та отримати нове замовлення на такий «надлишок» й сформувати окреме повідомлення про відвантаження й видаткову накладну.

Для зручності пошуку виберіть в першому фільтрі – Всі документи, у другому - ОККО-Нафтопродукт, в третьому - тип документа Замовлення.

../_images/91.png

Для відкриття вхідного документа натисніть на нього.

../_images/101.png

У відкритому документі натисніть СформуватиПовідомлення про відвантаження.

../_images/111.png

У вікні з’явиться Форма для заповнення необхідних реквізитів документа, а також повідомлення «Повідомлення про відвантаження створено згідно із замовленням».

../_images/121.png
  1. Номер - номер повідомлення про відвантаження по даному замовленню (Автоматично встановлюється номер замовлення).

  2. Дата - дата повідомлення про відвантаження, автоматично встановлюється поточна дата.

  3. Дата доставки - дата фактичної доставки по даному замовленню. Переноситься автоматично з замовлення. Якщо з мережею узгоджений перенесення на інший день, дату необхідно змінити.

  4. No замовлення автоматично переноситься з замовлення.

  5. Дата замовлення автоматично переноситься з замовлення.

  6. No накладної - номер Видаткової Накладної по даному замовленню.

*Цей номер повинен потім буде відображений постачальником в акті звірки.*

  1. Дата накладної - дата Видаткової Накладної.

*Ця дата повинна потім бути відображена постачальником в акті звірки та цією датою повинні бути складені податкова накладна на отриманий Покупцем товар.*

  1. No Транспортної накладної.

  2. Дата Транспортної накладної.

ПРОСИМО УВАЖНО ПЕРЕВІРЯТИ ВВЕДЕНУ ІНФОРМАЦІЮ!

Важливо!

У разі створення декількох видаткових накладних на одне замовлення, необхідно на кожну накладну сформувати повідомлення про відвантаження.

Важливо!

У паперовій Транспортній накладній необхідно обов’язково вказати Номер і Дату Видаткової Накладної та номер Замовлення. Нижче на сторінці сформованого документа знаходиться перелік товарних позицій, які були замовлені, і їх кількість:

../_images/131.png

Система автоматично підставляє значення в колонку Кількість, яке поставляється - значення аналогічне замовленому. В даному розділі необхідно вказати кількість тов.позицій, яка поставляється, що відповідає тій кількості, що у вас вказано, в певній, конкретній, видатковій накладній, наприклад:

../_images/141.png

Для відправлення документа натискаємо на кнопку Зберегти, після чого всі внесені зміни вступають в силу, а потім - Надіслати:

../_images/151.png

Важливо!

Різниця між вказаною кількістю товару в повідомленні про відвантаження та фактично прийнятою кількістю, зазначається в паперовому акті недовозу(невідповідності).

3. Підписання вхідного Коммерційного документу «Прибуткова Накладна»

Для зручності пошуку виберіть в першому фільтрі - Всі документи, у другому - ОККО-Нафтопродукт, в третьому - тип документа Комерційний документ. (Прибуткова Накладна). Документ, відзначений текстом потребує підписання.

Важливо!

Просимо підписати чи відхилити документ, не пізніше наступного дня, після отримання Прибуткової накладної! Накладна містить фактичну кількість прийнятого товару.

Перед підписання потрібно звірити вірність вказаних:

- номера та дати видаткової накладної постачальника

- кількості та номенклатури поставки

- загальної суми накладної, а у випадку розходження – по кожному товару знайти причину невідповідності.

../_images/161.png

Для відкриття вхідного документа натисніть на нього.

../_images/171.png

Для того, щоб перевірити відображення всіх переданих даних електронного документа, натисніть «Показати повністю».

Лінією прокрутки, перевірте правильність даних в табличній частині та полі «Підсумок». Для друку документа натисніть кнопку Друк. Якщо документ необхідно зберегти в форматі Exсel або XML натисніть кнопку Exсel або XML відповідно.

Для підписання документа натисніть кнопку «Підписати».

Для первинного налаштування ЕЦП, дочекайтеся завантаження сторінки, а потім натисніть кнопку «Зчитати ключі».

../_images/181.png

Потім, в блоці налаштування ЕЦП, натисніть на зображення ключа і виберіть з каталогу, де зберігаються Ваші секретні ключі, відповідний ключ.

../_images/191.png

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів: Директор - «DS», Бухгалтер - «BS», Співробітник - «SS», Печатка - «S», Шифрування - «C», Універсальний ключ печатки та шифрування - «U».

../_images/201.png

Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat

../_images/211.png

Після вибору секретних ключів, введіть паролі під кожним з них, а потім натисніть кнопку «Зчитати ключі».

../_images/221.png

При коректному зчитуванні ключів, в блоці «ЕЦП» з’явиться інформація про власників ключів. Після перевірки інформації натисніть кнопку «Підписати».

../_images/231.png

Після підписання документа, натисніть кнопку «Відправити».

../_images/241.png

4. Відмова від підписання Коммерційного документа «Прибуткова Накладна»

Якщо дані в цьому комерційному документі невірні, тоді ви можете відмовитися від підписання даного документа. Для цього необхідно в відкритому документі справа вгорі натиснути ярлик:

../_images/251.png

Після цього з’явиться вікно, в якому необходимо підтвердити відмову від Підписання.

../_images/261.png

В наступному вікні потрібно ввести причину відмови від підписання і натиснути ОК.

../_images/271.png

Важливо!

Просимо вказати розгорнуту причину відмови, а також правильну інформацію, яка має бути вказана в Прибутковій накладній! Не припустимо писати - «сума видаткової накладної відрізняється від суми прибуткової накладної» або «не коректна кількість прийнятого товару» тощо. З такого тексту не зрозуміло які мають бути вірні дані по загальній сумі, по загальній кількості та по конкретній позиції (кількості та/або ціні) тощо.

На наступному етапі створюється Коммерційний документ «Повідомлення про відмову від підписання документа» і вам необхідно натиснути кнопку Зберегти. Після цього з’явиться кнопка Підписати, і ви зможете його підписати і Відправити.

../_images/281.png

Даний документ розглядається на стороні мережі, після чого Вам висилається новий, коректний, Комерційний документ «Прибуткова Накладна».

5. Підписання вхідного Коммерційного документу «Накладна на повернення»

При поверненні товара мережа формує документ Повідомлення про повенення (RETANN) і відправляє його постачальнику. Потім формує Накладну на повернення (COMDOC), підписує її і відправляє постачальнику.

Для зручності пошуку виберіть в першому фільтрі — Всі документи, у другому — ОККО-Нафтопродукт, в третьому - тип документа Комерційний документ (Накладна на повернення). Документ, який ви прочитали, потребує підписання.

../_images/29.png

Для відкриття вхідного документа натисніть на нього.

../_images/30.png

Для того, щоб перевірити відображення всіх переданих даних електронного документа, натисніть «Показати повністю». Лінією прокрутки, перевірте правильність даних в табличній частині та полі «Підсумок».

Для підписання документа натисніть кнопку «Підписати». Для первинного налаштування ЕЦП, дочекайтеся завантаження сторінки, а потім натисніть кнопку «Зчитати ключі».

../_images/311.png

Потім, в блоці налаштування ЕЦП, натисніть на зображення ключа і виберіть з каталогу, де зберігаються Ваші секретні ключі, відповідний ключ.

../_images/32.png

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів: Директор - «DS», Бухгалтер - «BS», Співробітник - «SS», Печатка - «S», Шифрування - «C», Універсальний ключ печатки та шифрування - «U».

../_images/33.png

Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat

../_images/34.png

Після вибору секретних ключів, введіть паролі під кожним з них, а потім натисніть кнопку «Зчитати ключі».

../_images/35.png

При коректному зчитуванні ключів, в блоці «ЕЦП» з’явиться інформація про власників ключів. Після перевірки інформації натисніть кнопку «Підписати».

../_images/36.png

Після підписання документа, натисніть кнопку «Відправити».

../_images/37.png

6. Відмова від підписання Коммерційного документу «Накладна на повернення»

Якщо дані в цьому комерційному документі невірні, тоді ви можете відмовитися від підписання даного документа. Для цього необхідно в відкритому документі справа вгорі натиснути ярлик:

../_images/38.png

Після цього з’явиться вікно, в якому необходимо підтвердити відмову від Підписання:

../_images/39.png

В наступному вікні потрібно ввести причину відмови від підписання і натиснути ОК.

../_images/40.png

Важливо!

Окрім кількості та номенклатури, також потрібно звіряти ціни, суму документу, ставки ПДВ та суму ПДВ, тощо.

На наступному етапі створюється Коммерційний документ «Повідомлення про відмову від підписання документа» і вам необхідно натиснути кнопку Зберегти. Після цього з’явиться кнопка Підписати, і ви зможете його підписати і Відправити.

../_images/411.png

Даний документ розглядається на стороні мережі, після чого вам висилається новий, коректний, Комерційний документ «Накладна на повернення».