Узгодження цін на платформі Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ. Інструкція для Постачальника

---

Зміст:

• Узгодження цін на платформі Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ. Інструкція для Постачальника

  • 1 Робота в Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ

  • 2 Функціонал сервісу

  • 3 Товарне узгодження

    • 3.1 Створення Пропозиції

    • 3.2 Товарне переузгодження: Зміна регулярної ціни та ціни зі знижкою

    • 3.3 Товарне переузгодження: Зміна промо ціни - «Зниження ціни»

    • 3.4 Товарне переузгодження: Зміна промо ціни - «Компенсація»

    • 3.5 Товарне переузгодження: Зміна промо ціни - «Комбо» («Зниження ціни» + «Компенсація»)

    • 3.6 Клонування товарного узгодження

  • 4 Робота з документами

    • 4.1 Перегляд і обробка вхідного документа від Покупця (мережі)

  • 5 Акції

  • 6 Додатковий функціонал

    • Пошук

    • Обгрунтування

    • Коментарі

---

Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ - рішення для швидкого узгодження цін між постачальниками і торговими мережами. Інструкція описує порядок узгодження ціни і підписання документа на стороні Постачальника на веб-платформі EDIN. Функціонал сервісу не передбачає введення нових товарних позицій!

1 Робота в Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ

В залежності від ролі користувача (Покупець (роздрібна мережа) чи Постачальник) функціонал сервісу відрізняється.

Алгоритм взаємодії контрагентів:

1. Покупець (роздрібна мережа) зі своєї облікової системи вивантажує на FTP актуальний (на даний момент) товарний довідник (контракт, специфікацію) в форматі XML (PRODUCTLIST.XML).

2. Постачальник на підставі специфікації (узгодженого товарного довідника) формує пропозицію щодо зміни цін і направляє його в торгівельну Мережу.

3. Покупець (торгова мережа) проводить узгодження даної пропозиції. У разі успішного вирішення Покупець (мережа) підписує зі свого боку комерційний документ і направляє його Постачальнику.

4. Постачальник зі свого боку підписує комерційний документ («Товарна специфікація» (COMDOC_008)) і відправляє Покупцю (мережі).

5. Після отримання підписаного з обох сторін комерційного документа, на FTP торгової Мережі викладається новий узгоджений PRODUCTLIST.XML, на підставі якого оновлюються дані в обліковій системі, а також документ з підписами (comdoc_008.p7s). Після цих змін Покупець (мережа) повторно вивантажує вже оновлений товарний довідник (контракт, специфікацію) на FTP.

Примітка

У разі будь-яких змін даних, погоджених не через систему EDI, PRODUCTLIST.XML вивантажується повторно.

2 Функціонал сервісу

Для початку роботи з сервісом необхідно виконати вхід в систему за допомогою наданих логіна і пароля. Далі серед доступних сервісів обрати Е-Специфікація:

Основне вікно сервісу Е-Специфікація містить:

1. Розділ для роботи з документами (узгодження цін, комерційні пропозиції);

2. Розділ для роботи з довідниками (специфікації, контракти, робота з акційними пропозиціями);

3. Журнал документів;

4. Пошуковий рядок;

5. Меню вибору GLN організації, від імені якої буде відбуватись взаємодія з контрагентами;

6. Новини;

7. Повідомлення;

8. Меню сервісів - відкриває меню для переходу в сервіси платформи;

9. Особистий кабінет, налаштування користувача та вихід з платформи.

3 Товарне узгодження

Після того як Покупець (мережа) вивантажить актуальний товарний довідник (контракт, специфікацію) у Постачальника в сервісі Е-СПЕЦИФІКАЦІЯ у розділі ДОВІДНИКИ у вкладці Специфікація відобразиться перелік мереж та діючих специфікацій з мережею.

Підказка

Для відображення прострочених контрактів потрібно скористатись пошуковим фільтром #Завершені контракти,.

Усі специфікації зручно згруповані по назві мережі. Потрібно обрати мережу та «Перейти» в одну з актуальних специфікацій:

Після переходу відкривається детальна форма довідника з пропозиціями та можливими діями з ними:

Товарні позиції в специфікації відображаються в алфавітному порядку. Для швидкого пошуку можливо відфільтрувати позиції за назвою, штрих-кодом чи артикулом:

3.1 Створення Пропозиції

Створити пропозицію (документ «Товарне узгодження» AGREEM) можливо:

1. Шляхом вивантаження xls-файлу (згідно шаблону) «Для регулярної ціни» та «Для промо ціни - «Зниження ціни»»

2. Шляхом формування «Переузгодження» на всі/окремі товарні позиції в специфікації.

3.1.1 Формування пропозиції з xls-файлу

Постачальник може «Завантажити шаблон» (2) (в форматі xls), попередньо скориставшись при заповненні файлу відповідним шаблоном (1). Для зручної роботи з представленими позиціями можливо «Скачати специфікацію» Мережі.

Увага

«Для регулярної ціни» та «Для промо ціни - «Зниження ціни»» використовуються різні шаблони, про що також потрібно зважати й при завантаженні файлу на платформу!

Після завантаження заповненої xls-форми на WEB-платформу формується і відображається пропозиція (в статусі «Чернетка»), наприклад:

3.1.2 Формування пропозиції через «Переузгодження»

Процес Переузгодження (кнопка «Переузгодити») обраних товарних позицій можливо здійснити тільки на WEB-платформі для різних типів Пропозицій:

• Зміна регулярної ціни

• Зміна промо ціни - «Зниження ціни»

• Зміна промо ціни - «Компенсація»

• Зміна промо ціни - «Комбо» («Зниження ціни» + «Компенсація»)

Під час «Переузгодження» обраних товарних позицій створюється документ «Товарне узгодження» (AGREEM).

Примітка

Відображення табличної частини з позиціями залежить від налаштувань Мережі та обраного типу пропозиції!

3.2 Товарне переузгодження: Зміна регулярної ціни та ціни зі знижкою

Для створення товарного узгодження необхідно в розділі ДОВІДНИКИ у вкладці Специфікація обрати мережу, «Перейти» в одну з актуальних специфікацій. У формі що відкрилась вибрати позиції для переузгодження і натиснути кнопку Переузгодити -> «Змінити регулярну ціну» (також для ціни зі знижкою).

У новому вікні відкриється форма створеної пропозиції. Відображається номер/дата документа, його статус (Чернетка), дати дії нової ціни, дані контрагентів та таблична частину з позиціями на переузгодження:

В табличній частині можливо встановити нові ціни: «Нову ціну без ПДВ» та «Нову ціну зі знижкою без ПДВ» (за умовами договору з Мережею). Позиції можливо відсортувати за «Назвою» в алфавітному порядку по спадаючій чи за зростанням .

В Пропозиціях-Чернетках на етапі редагування можливо «Додати/Вилучити товарну позицію» (для вилучення потрібно обрати позицію чекером). При додаванні відкриється вікно з товарними позиціями, що належать до раніше обраної специфікації, але не були додані в пропозицію-чернетку (доступний пошук по назві, штрих-коду або артикулу):

Примітка

В документі потрібно обрати Дату початку дії і Дату закінчення дії нової ціни!

• Дата початку дії нової ціни не може бути більше дати закінчення дії нової ціни.

• Дата початку дії нової ціни повинна враховувати кількість днів на розгляд пропозиції, тобто, не може бути менше ніж дата створення документу «Товарне узгодження» + N днів на розгляд та прийняття пропозиції мережею, а також не може бути пізніше ніж дата закінчення терміну дії. Мінімальна кількість днів на розгляд - 3 дні.

• Дата закінчення терміну дії не може бути більше, ніж дата закінчення дії специфікації.

Важливо

Покупець (мережа) має право змінити запропоновані/зазначені Постачальником дати перед підписанням документа.

Після корректного заповнення документа його можливо «Зберегти» та «Надіслати»:

Увага

За відправки Пропозиції-чернетки виконується перевірка наявності контракту та товарних позицій в мережі. За їх відстуності виводиться відповідне повідомлення про помилку: «Контракт був видалений торговельною мережею. Зв’яжіться, будь ласка, з представником торгової мережі.» чи «Виділені товарні позиції не були знайдені в контракті. Зв’яжіться, будь ласка, з представником торгової мережі.»

Після відправки документа його статус зміниться на На узгодженні, та з’явиться можливість лишити комментар для мережі, наприклад, для певних уточнень.

Важливо

Під час формування документа або після його відправки (в статусі документа-узгодження Чернетка або На узгодженні) Постачальник може додати вкладення в якості «Обгрунтування».

---

Примітка

Можливе формування пропозиції на зміну регулярної ціни зі знижкою, в залежності від налаштувань мережі. У такому випадку таблична частина з позиціями буде розширена додатковими стовбцями з можливістю вказати ціну зі знижкою. У таких пропозиціях мережа може знінювати поле кількість!

Увага

Промо ціна змінюється тільки в окремому документі «Товарне узгодження для промо ціни». «Ціна зі знижкою» - це НЕ те саме, що «промо»!

3.3 Товарне переузгодження: Зміна промо ціни - «Зниження ціни»

Для створення товарного узгодження необхідно в розділі ДОВІДНИКИ у вкладці Специфікація обрати мережу, «Перейти» в одну з актуальних специфікацій. У формі що відкрилась вибрати позиції для переузгодження і натиснути кнопку Переузгодити -> «Змінити промо ціну - «Зниження ціни»»:

У новому вікні відкриється форма створеної пропозиції. Відображається номер/дата документа, його статус (Чернетка), дати дії нової ціни, дані контрагентів та таблична частину з позиціями на переузгодження. Додатково можливо надати дані відповідального співробітника постачальника, номер та дату маркетингового договору:

Для всіх «промо-пропозицій» можливо обрати Акції, якщо вони були додані мережею і їх дати не конфліктують з датами створюваного документа-пропозиції на підставі договору з цією мережею.

В табличній частині можливо встановити: «Нову промо ціну без ПДВ», «Кількість промо», «Суму за активацію акції» та «Рекомендовану роздрібну ціну з ПДВ» (за умовами договору з Мережею). Позиції можливо відсортувати за «Назвою» в алфавітному порядку по спадаючій чи за зростанням .

Функціонал «Додати/Вилучити позицію» та встановлені правила заповнення «Дат дії нової ціни» перед «Надсиланням» документа описані в розділі 3.2 (пряме посилання).

3.4 Товарне переузгодження: Зміна промо ціни - «Компенсація»

Формування пропозицій на компенсацію продажів під конкретну акцію дозволяє збільшити кількість товару в обігу.

Для створення товарного узгодження необхідно в розділі ДОВІДНИКИ у вкладці Специфікація обрати мережу, «Перейти» в одну з актуальних специфікацій. У формі що відкрилась вибрати позиції для переузгодження і натиснути кнопку Переузгодити -> «Змінити промо ціну - «Компенсація»»:

У новому вікні відкриється форма створеної пропозиції. Відображається номер/дата документа, його статус (Чернетка), дати дії нової ціни, дані контрагентів та таблична частину з позиціями на переузгодження. Додатково можливо надати дані відповідального співробітника постачальника, номер та дату маркетингового договору:

Для всіх «промо-пропозицій» можливо обрати Акції, якщо вони були додані мережею і їх дати не конфліктують з датами створюваної Пропозиції на підставі договору з цією мережею. Додатково можливо обрати «Оплату за компенсацію».

В табличній частині можливо встановити: «Кількість промо» (повинно бути >0), «% компенсації», «Суму за активацію акції» та «Рекомендовану роздрібну ціну з ПДВ» (за умовами договору з Мережею). Позиції можливо відсортувати за «Назвою» в алфавітному порядку по спадаючій чи за зростанням .

Функціонал «Додати/Вилучити позицію» та встановлені правила заповнення «Дат дії нової ціни» перед «Надсиланням» документа описані в розділі 3.2 (пряме посилання).

3.5 Товарне переузгодження: Зміна промо ціни - «Комбо» («Зниження ціни» + «Компенсація»)

Формування пропозицій на зниження закупочної ціни і компенсацію продажів під конкретну акцію дозволяє збільшити кількість товару в обігу.

Для створення товарного узгодження необхідно в розділі ДОВІДНИКИ у вкладці Специфікація обрати мережу, «Перейти» в одну з актуальних специфікацій. У формі що відкрилась вибрати позиції для переузгодження і натиснути кнопку Переузгодити -> «Змінити промо ціну - «Комбо»»:

У новому вікні відкриється форма створеної пропозиції. Відображається номер/дата документа, його статус (Чернетка), дати дії нової ціни, дані контрагентів та таблична частину з позиціями на переузгодження. Додатково можливо надати дані відповідального співробітника постачальника, номер та дату маркетингового договору:

Для всіх «промо-пропозицій» можливо обрати Акції, якщо вони були додані мережею і їх дати не конфліктують з датами створюваної Пропозиції на підставі договору з цією мережею. Додатково можливо обрати «Оплату за компенсацію».

В табличній частині можливо встановити: «Нову промо ціну без ПДВ», «Кількість промо» (повинно бути >0), «% компенсації», «Суму за активацію акції» та «Рекомендовану роздрібну ціну з ПДВ» (за умовами договору з Мережею). Позиції можливо відсортувати за «Назвою» в алфавітному порядку по спадаючій чи за зростанням .

Функціонал «Додати/Вилучити позицію» та встановлені правила заповнення «Дат дії нової ціни» перед «Надсиланням» документа описані в розділі 3.2 (пряме посилання).

3.6 Клонування товарного узгодження

На стороні почтачальника реалізована можливість клонування відправленого товарного узгодження усіх типів (кнопка «Клонування»):

Увага

Клонування можливе за наявності специфікації між Постачальником і Мережею, дати початку та закінчення дії нової ціни є коректними та за умови, що Мережа працює з даним типом товарного узгодження (промо ціна/компенсація/комбо). Інакше система вкаже в повідомленні причину неможливості клонування в Вашому випадку.

4 Робота з документами

Для зручної роботи розділ «ДОКУМЕНТИ» має 3 вкладки для роботи з узгодженнями:

• Узгодження цін - містить весь список Товарних узгодженнь, тобто створених документів-пропозицій щодо зміни цін.

• Важливі - містить документи, що були відмічені користувачем, як важливі (іконка зірочки -> ).

• Оброблені - містить документи, що були переміщені користувачем (кнопки «Перемістити в оброблені» / «Відновити з оброблених»)

Примітка

Переміщувати документи до розділу Оброблені можливо лише у статусі «Завершено», «Відхилено»!

В журналі документів міститься коротка інформація про документ та його стан (номер/дату документу, його статус, тип, кількість позицій (відхилених/всього) в документі). Перехід до документу здійснюється кліком по номеру документа. Поле «Дедлайн підписання» (заповнюється з COMDOC_008 <ТермінПідпису>/<Кінець>) відображається:

• червоним кольором, якщо «дата дедлайна підписання» - «поточна дата» <= 2 дні

• помаранчевим кольором, якщо «дата дедлайна підписання» - «поточна дата» > 2 днів

Статуси документів:

• - відправлений Покупцю (в мережу) документ

• - документ підписаний Покупцем (мережею)

• - документ підписаний обома сторонами (Покупцем і Постачальником)

• - документ відхилено Покупцем (мережею)

Підказка

Додатково для зручності в журналі документів можливо робити відмітки (іконки). Системними відмітками також позначаються документи, до яких додано коментар () чи обгрунтування ():

4.1 Перегляд і обробка вхідного документа від Покупця (мережі)

Поки узгодження опрацьовується Покупцем, він знаходиться у статусі На погодженні. Після обробки Покупцем, за затвердженими позиціями Постачальник отримує документ, підписаний з боку Покупця у статусі Підписання постачальником. Перед відкриттям Постачальник вже може переглянути загальну кількість прийнятих та відхилених позицій. У відкритому вхідному документі (перехід по номеру документа) відображається, які саме позиції були прийняті, а які відхилені (доступний зручний фільтр по статусу позицій), при кліку по кнопці «Підписано» можливо переглянути деталі підпису контрагента:

Користувач може роздрукувати (кнопка «Друк») чи завантажити документ «Товарне узгодження» (AGREEM) (XLS), підписаний документ «Товарна специфікація» (COMDOC_008) (P7S), друкований макет підписаного документа COMDOC_008 з візуалізацією підписів (PDF).

Для продовження узгодження потрібно «Підписати» документ:

Попередження

Під час роботи з контрагентом ТМ «АТБ» активуються додаткові перевірки, зокрема:

• Перевірка захищеності носія підпису - допускаються лише такі способи підписання: «Token», «Гряда» та «Cloud»;

• Перевірка наявності посади підписанта - КЕП має містити інформацію про посаду підписанта (за винятком випадків, коли документ підписує Водій).

Файловий ключTokenГрядаCloud

Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1):

Підказка

Види файлів електронно-цифрового підпису:

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:

• Директор «DS»

• Бухгалтер «BS»

• Співробітник «SS»

• Печатка «S»

• Шифрування «C»

• Універсальний ключ печатки і шифрування «U»

Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.

Далі Ви можете обрати зі списку АЦСК Вашого ключа (для пришвидшення перевірок), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:

При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:

При всіх подальших підписаннях інших документів під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI Network 2.0») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):

Попередження

Один учасник документообігу не може підписати документ одним ключем більше одного разу: якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:

Після підписання документа-узгодження інформація щодо підписанта також відображається відображається в блоці «Контрагентів». Тепер обидві візуалізації КЕП в зеленому кольорі.

Після успішного підписання, можливо Надіслати документ контрагенту:

Після підписання й відправки статус документа змінюється на Завершено.

5 Акції

Розділ «Акції» доступний в «ДОВІДНИКАХ» на стороні Покупця (мережі) та Постачальника. Представник мережі може редагувати (додавати/змінювати/видаляти позиції) основну таблицю розділу, а Постачальнику доступно лише переглядати інформацію по акціям.

Відображається лише список мереж, з якими працює Постачальник, а також увімкнені налаштування на платформі (за потреби звертайтесь на support@edin.ua ). Якщо мережа не завантажила акції, то при натисканні на блок з назвою мережі виводиться повідомлення:

Увага

Немає доступного списку акцій. Зв’яжіться, будь ласка, з представником торгової мережі.

6 Додатковий функціонал

Пошук

Рядок пошуку допомагає відфільтрувати документи в журналі, а всі доступні ключі пошуку детально описані в підказці:

Можливо обрати ключ зі списку чи вводити ключ з клавіатури (при фільтруванні кількома ключами одночасно елементи пошуку повині бути розділені комою з пробілом). Після цього натисніть - «Пошук»:

Окремо винесені фільтри документів по даті («Сьогодні», «Вчора»), а останній введений пошук зберігається платформою автоматично і при натисканні кнопки «Останній фільтр» він виконується повторно в тій вкладці («Узгодження цін» / «Важливі» / «Оброблені»), в якій він був виконаний останнього разу (Вас буде переадресовано):

Дата — пошук документа за датою в форматі РРРР-ММ-ДД дозволяє здійснювати пошук не лише за конкретною датою, а й за період, наприклад:

1. Дата документа: 2019-09-01 - знайти всі документи за конкретною датою;

2. Дата документа: 2019-09-01-2019-09-04 - знайти всі документи за період;

3. Дата документа: 2019-09-01- - знайти всі документи, починаючи з конкретної дати і закінчуючи сьогоднішнім днем;

4. Дата документа: -2019-09-01 - знайти всі документи до зазначеної дати.

Можливо перманентно Зберегти данні власного рядка пошуку, натиснувши на іконку дискети:

Вилучити збережений пошук можна за допомогою хрестика:

Обгрунтування

У Постачальника є можливість додати до узгодження обгрунтування зміни ціни або інші документи, які можуть прискорити погодження. В якості обгрунтування до документу можливо додати максимум 5 файлів розміром кожного не більше 5 МБ в наступних форматах: PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP/DOC/DOCX/XLS/XLSX/PPT/PPTX/TXT. Для цього потрібно обрати файли та натиснути кнопку «Додати обгрунтування»:

Після цього документи підвантажаться і будуть відображатись у вигляді плиток - їх можливо видалити кнопкою та завантажити клікнувши, на назву документа лівою кнопкою мишки:

Документ що містить обгрунтування позначається в журналі документів символом .

Також обгрунтування можливо додавати до коментарів в процесі узгодження.

Коментарі

Під табличною частиною з позиціями після відправки документа з’являється блок для звязку з контрагентами. До кожного коментаря неузгодженого документа можливо «Додати обгрунтування» (максимум 5 файлів розміром кожного не більше 5 МБ в наступних форматах: PDF/JPG/JPEG/PNG/BMP/DOC/DOCX/XLS/XLSX/PPT/PPTX/TXT).

Після того, як повідомлення набрано і всі потрібні файли додані потрібно «Відправити» коментар контрагенту:

Документ що містить коментар позначається в журналі документів символом .

---

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua