Інструкція по роботі з документами на web-платформі для Modern-Expo


1 Вступ

Дана інструкція описує порядок ведення повного документообігу з мережею Modern Expo.

2 Формування Попереднього Замовлення

Для того, щоб сформувати документ «Попереднє Замовлення», перейдіть в розділ Створити - Замовлення. У створеному документі вкажіть Тип документа - Попереднє Замовлення.

../_images/modern_expo_instruction_01.png ../_images/modern_expo_instruction_02.png

У відкритій формі, все поля позначені червоною зірочкою * обов’язкові для заповнення.

  1. Номер замовлення — указується номер документа.

  2. Дата замовлення - дата замовлення, автоматично вказана поточна дата.

  3. Дата доставки — необхідно вказати бажану дату доставки товару.

  4. № договору — договір-підстава.

  5. Валюта — валюта, в которой будет воспроизведен расчет.

  6. Отримувач — інформація, хто є одержувачем документа.

  7. Покупець — інформація, хто є покупцем товару.

  8. Місце доставки — інформація, куди необхідно доставити товар.

  9. Постачальник — вибрати контрагента, хто є постачальником.

Після того, як всі обов’язкові поля заповнені, необхідно Зберегти документ.

../_images/modern_expo_instruction_03.png

Після збереження документа, з’являється можливість знизу документа додати товарні позиції.

../_images/modern_expo_instruction_04.png

Натисніть кнопку «Додати позицію». Відкриється вікно «Вибір позиції», який доступний з товарного довідника (необхідно, що б він був заповнений). Для документа можливо додавати необмежену кількість товарних позицій.

../_images/modern_expo_instruction_05.png

Також є можливість завантажити дані по товарних позиціях з шаблону. Для цього необхідно завантажити шаблон, його заповнити і завантажити в систему.

../_images/modern_expo_instruction_06.png

Обов’язковими полями в шаблоні є поля, виділені зеленим кольором, як на прикладі нижче.

../_images/modern_expo_instruction_07.png

Після того, як всі дані в документ внесені, його необхідно Зберегти. Після збереження з’явиться кнопка Надіслати, при натисканні на яку виконується відправка замовлення контрагенту.

Після того, як документ буде відправлений, він буде оброблений постачальником. У відповідь на нього постачальник сформує документ: - Підтвердження замовлення - ordrsp, - Повідомлення про відвантаження - desadv. Всі отримані документи на платформі будуть відображатися в одному ланцюжку, як на зображенні нижче.

../_images/modern_expo_instruction_08.png

Необхідно створити, підписати і відправити Постачальнику Товарну специфікацію.

3 Товарна специфікація

Наступним етапом є створення і відправка комерційного документа Товарна специфікація, для створення якого необхідно зайти в раніше відправлений документ «Підтвердження замовлення». У відкритому документі натисніть «Сформувати» - «Товарна специфікація»

../_images/modern_expo_instruction_09.png

У створеному документі «Товарна специфікація» основні дані підтягнуться з документа підстави. Обов’язкові для заповнення поля будуть відмічені червоною зірочкою *.

../_images/modern_expo_instruction_10.png

Після заповнення всіх обов’язкових полів натисніть «Зберегти».

Зверніть увагу!

Якщо якесь обов’язкове поле буде незаповнене, то біля цього поля відобразиться повідомлення.

../_images/modern_expo_instruction_11.png

Заповніть дане поле, після чого натисніть повторно «Зберегти». Так як даний документ є юридично значимим перед його відправкою на нього необхідно накласти електронно цифровий підпис. Ознайомитися з інструкцією щодо підписання документа Ви можете за посиланням . Далі даний документ «Товарна специфікація» зі свого боку повинен підписати Ваш контрагент-Постачальник.

Після цього на підставі документа «Повідомлення про відвантаження» (desadv) необхідно сформувати документ «Повідомлення про прийом» (recadv).

4 Повідомлення про прийом (recadv)

Для формування «Повідомлення про прийом» (recadv) необхідно відкрити документ-підставу «Повідомлення про відвантаження» (desadv) і натиснути кнопку ** Сформувати ** - «Повідомлення про прийом».

../_images/modern_expo_instruction_12.png

Якщо товар був прийнятий не в повному обсязі, Ви формуєте комерційний документ «Акт про виявлені недоліки» (документ формується на підставі Повідомлення про прийом). Для цього треба зайти в відправлений документ, натиснути Сформувати - Акт про виявлені недоліки. Після заповнення його обов’язково необхідно підписати ЕЦП та відправити на підпис Постачальнику. Завершальним етапом в електронний документообіг є формування і відправка Постачальником документа Товарна накладна.

Важливо

Увага! При необхідності Ви можете передати Постачальнику документ з вкладенням. Для цього треба зайти в відправлений раніше документ і натиснути сформувати - Універсальний документ.

../_images/modern_expo_instruction_13.png

Заповніть обов’язкові поля, відзначені червоною зірочкою *.

../_images/modern_expo_instruction_14.png

Після чого завантажте необхідний файл і виконайте відправку документа. Даний документ можна відправити непідписаним або з накладеними ЕЦП.

../_images/modern_expo_instruction_15.png