Формування та відправка документа «Рахунок» (INVOICE) на платформі EDI Network 2.0


Вступ

Дана інструкція описує порядок формування та відправки документа «Рахунок» (INVOICE). INVOICE - рахунок на оплату, відправляється в роздрібну мережу постачальником для остаточного узгодження цін.

Формування документа «Рахунок»

Формування документа можливо як на підставі «Замовлення», так і на підставі «Підтвердження замовлення».

Розглянемо формування документа «Рахунок» на підставі «Замовлення».

Перейдіть в розділ «** Вхідні », виберіть необхідний документ підставу « Замовлення ». Для зручності скористайтеся пошуком - досить ввести коректний номер документа в поле « Пошук **», або частину номера GLN. Система автоматично виконає пошук даного номера за GLN, за Відправником, за Одержувачем і Даті документа.

../_images/INVOICE_na_EDI_Network_2_01.png

У відкритому документі, на формі-підказці, котра дозволяє створити документ на основі Замовлення, виберіть зі списку «Рахунок».

../_images/INVOICE_na_EDI_Network_2_02.png

Документ створений на основі Замовлення або Підтвердження замовлення створиться автоматично. Дані деяких полів пененесутся з документа підстави. Всі поля, позначені червоною зірочкою *** обов’язкові до заповнення **.

../_images/INVOICE_na_EDI_Network_2_03.png

Важливо

Увага! Номер накладної повинен повністю збігатися з номером оригіналу паперової накладної.

  1. Відправник - дані відправника рахунку (постачальника)

  2. Одержувач - дані одержувача (мережі), компанія

  3. РАХУНОК № - номер рахунку

  4. від - дата повідомлення про відвантаження, за замовчуванням вказана поточна дата

  5. Постачальник - заповнюється автоматично, або за допомогою кнопки «Пошук контрагента», або за допомогою кнопки «Вказати себе»

  6. Покупець - заповнюється автоматично, або за допомогою кнопки «Пошук контрагента», або за допомогою кнопки «Вказати себе»

  7. Місце доставки - заповнюється автоматично, або за допомогою кнопки «Пошук контрагента», або за допомогою кнопки «Вказати себе»

  8. Валюта рахунку - вибрати валюту: Гривня, Долар США, Євро

  9. Зі ставкою ПДВ - вибрати ставку податку на додану вартість: 0%, 7%, 20%

  10. Накладна № - номер накладної повинен повністю збігатися з номером оригіналу паперової накладної

  11. від - дата накладної

  12. Поставка повинна бути проведена - дата і час доставки

Важливо

Увага! У разі створення декількох видаткових накладних, необхідно на кожне замовлення формувати окремий рахунок фактуру. При цьому, поле «За накладною №» в документах повинно відрізнятися.

Нижче на сторінці створеного документа знаходиться необов’язкова для заповнення (якщо інше не зазначено в договорі) інформація про постачальника (доп. інфо), а також підсумок за кількістю і за сумою з/без ПДВ за позиціями.

Нижче на сторінці створеного документа знаходиться перелік товарних позицій, які були замовлені, і їх кількість. Система автоматично підставить значення по позиціям з документа підстави «Замовлення».

Можливо вносити зміни в кількість позицій. У разі, якщо вам необхідно змінити кількість товару, що поставляється в рахунку, в колонці «Кількість» внесіть необхідне значення.

Всі зміни за позиціями тільки після узгодження з мережею!

../_images/INVOICE_na_EDI_Network_2_04.png

Якщо якась із позицій відсутня і поставлятися не буде, її необхідно відмітити галочкою і Видалити. Можливо також додати іншу позицію з Товарного довідника, заповнивши форму Додати позицію під кнопкою Додати.

Важливо

Увага! Кількість товарних позицій, що поставляється не може перевищувати кількість зазначену в замовленні!

../_images/INVOICE_na_EDI_Network_2_05.png

Після внесення всіх даних в документі, натисніть кнопку «Зберегти», потім «Надіслати».

../_images/INVOICE_na_EDI_Network_2_06.png

Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Відправлені» і буде знаходитись в ланцюжку документів разом із Замовленням і Підтвердженням замовлення.

Сформувати документ «Рахунок» також можна в головному вікні, з будь-якого розділу перегляду документів. Для цього натисніть зелену кнопку «Створити» і у вікні Створити документ виберіть тип документа «Рахунок».

Створений таким чином документ «Рахунок» (INVOICE) є аналогічним до документу, створеному на основі замовлення, однак всі поля в такому віпадку необхідно заповнювати самостійно. У новому документі, всі поля позначені червоною зірочкою ***** ** є обов’язковими до заповнення**.

Блоки «Доп інфо», «Інформація про постачальника» необов’язкові для заповнення, блок «Всього» розраховується автоматично.

../_images/INVOICE_na_EDI_Network_2_07.png

Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку «Зберегти», потім «Надіслати». Відправлений документ автоматично потрапляє в папку «Відправлені» і буде знаходитись в ланцюжку документів разом із «Замовленням» і «Підтвердженням замовлення».

Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua