Інструкція по роботі з комерційними документами (налаштування підписання)
Для налаштування підпису окремої процедури проводити не потрібно. Усі налаштування та додавання файлового ключа здійснюються при першому підписанні.
1 Створення, підписання та відправка комерційного документа
Розглянемо приклад створення комерційного документу на web-платформі (його можливо створити «з нуля» або на підставі іншого документу):
Для створення комерційного документу «з нуля» потрібно натиснути кнопку «Створити» та вибрати зі списку комерційний документ, наприклад «Видаткову накладну»
Для створення комерційного документу на підставі іншого документу потрібно перейти в документ-підставу, при перегляді якого в верхній частині єкрану буде представлений запропонований перелік документів, які можливо створити на основі розглядаємого документу
Розглянемо приклад на основі «Видаткової накладної»
Для відправки комерційного документа необхідно створити комерційний документ: відкрийте необхідний документ та в доступному списку документів для створення натисніть “Видаткова накладна”:
Заповнити всі обовʼязкові поля комерційного документа, які позначені червоною зірочкою *, наприклад «Номер документа» є обов’язковим полем:
Обовʼязково «Зберегти» необхідний документ
Натиснути кнопку «Підписати»
Попередження
- При роботі з контрагентом ТМ «АТБ» активні додаткові перевірки на:
захищеність носія підпису: доступними способами підписання є «Token», «Гряда» та «Cloud»;
наявність посади підписанта: КЕП має містити в собі інформацію про посаду підписанта:
Винятком для цих перевірок є водії «Перевізників» в сервісі «Е-ТТН» (на роль водія ці перевірки не розповсюджуються).
Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати файловий ключ. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл (1), ввести пароль (2) та натиснути «Зчитати» (3) ключ для підписання:
Підказка
Види файлів електронно-цифрового підпису:
Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК «Україна», файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:
Директор «DS»
Бухгалтер «BS»
Співробітник «SS»
Печатка «S»
Шифрування «C»
Універсальний ключ печатки і шифрування «U»
Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секретних ключів мають розширення .jks. Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секретних ключів мають найменування Key-6.dat.
При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:
При всіх подальших підписаннях під час цієї сесії (до виходу з платформи «EDI NETWORK») форма підписання відкривається з вибраними останнього разу і готовими до підписанням ЕЦП (за умови валідності ключа та можливості підписання):
Попередження
Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:
Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка () можливо видалити помилкові ключі.
Останній обраний Вами тип підписання запам’ятовується платформою і автоматично обирається при наступному підписанні. Також при застосуванні файлового ключа при повторному підписанні на рівні сесії потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:
Повна інструкція для налаштування підписання за допомогою токена за посиланням.
Важливо
Підписання можливе за умови, що Ваш токен фізично підключений до пристрою (USB порт), з якого буде здійснюватись підписання.
Встановлена на комп’ютері web-бібліотека підпису користувача ЦСК повинна бути запущена:
При первинній ініціалізації бібліотеки підписання підтвердіть дозвіл web-сайту до бібліотеки підпису користувача ЦСК, натисніть — «OK» :
При першому підписанні у модальному вікні потрібно «Вибрати Token» (1), обрати ключ (2), ввести пароль (3), «Считати» (4) та «Додати» (5) активний ключ:
У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати»:
Попередження
Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:
Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка () можливо видалити помилкові ключі.
При подальшій роботі з раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа (пункти 2-4 на рисунках).
При ініціації підписання система автоматично визначає фізичне підключення криптомодуля «Гряда». Зі списку збережених КЕП потрібно обрати підпис/печать, ввести логін/пароль та «Зчитати»:
Таким чином можливо додати кілька ключів. Для підписання потрібно проставити відмітку/-ки напроти КЕП та натиснути «Підписати»:
Попередження
Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:
Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта. За допомогою кнопки з іконкою смітничка () можливо видалити помилкові ключі.
При хмарному підписанні (вкладка Cloud) доступні до використання:
ТОВ «ЦСК «Україна» - хмарний підпис «CloudKey»
Приватбанк - хмарний підпис «SmartID»
ПУМБ - хмарний підпис
Вчасно - хмарний підпис
Вчасно - хмарний підпис QR
DepositSign - хмарний підпис
Примітка
Хмарне підписання потребує мобільний з попередньо встановленим додатком від відповідного провайдера підписання!
Увага
Підписати документ можна лише за допомогою одного ключа (тобто підписати Підписом та Печаткою один документ не вийде).
Після того, як Ви обрали провайдера хмарного підписання, генерується qr-код для переходу в мобільний додаток (або кнопка «Зчитати ключ» якщо всі дії відбуваються з мобільного):
Для того аби підписати документ на платформі EDIN 2.0 потрібно прочитати qr-код в мобільному додатку «Privat24», використовуючи «Сканер» (потребує використання камери) та пройти авторизацію «SmartID»:
Платформа EDIN 2.0 автоматично підтягне Вашу КЕП. Потрібно обрати додану КЕП та «Підписати»:
Далі потрібно ще раз відсканувати qr-код в мобільному додатку «Privat24» чи натиснути на кнопку «Зчитати ключ» (потрібно повторно виконати дії в додатку описані вище).
Документ підписано.
Після того, як Ви обрали провайдера хмарного підписання, генерується qr-код для переходу в мобільний додаток (або кнопка «Зчитати ключ» якщо всі дії відбуваються з мобільного):
В додатку «CloudKey» потрібно «Додати сертифікат» (первинні налаштування). Для того аби підписати документ на платформі EDIN 2.0 потрібно прочитати qr-код в мобільному додатку «CloudKey», використовуючи «Сканер» (потребує використання камери), обрати КЕП для підписання, «Ввести пароль» та «Підтвердити» дію підписання:
Платформа EDIN 2.0 автоматично підтягне Вашу КЕП. Потрібно обрати додану КЕП та «Підписати»:
Далі потрібно ще раз відсканувати qr-код в мобільному додатку «CloudKey» чи натиснути на кнопку «Зчитати ключ» (потрібно повторно виконати дії в додатку описані вище).
Документ підписано.
Після того, як Ви обрали провайдера хмарного підписання, генерується qr-код для переходу в мобільний додаток (або кнопка «Зчитати ключ» якщо всі дії відбуваються з мобільного):
Для того аби підписати документ на платформі EDIN 2.0 потрібно прочитати qr-код в мобільному додатку «ПУМБ Digital Business», використовуючи «Сканер» (потребує використання камери) та відправити запит на підпис:
Платформа EDIN 2.0 автоматично підтягне Вашу КЕП. Потрібно обрати додану КЕП та «Підписати»:
Далі потрібно ще раз відсканувати qr-код в мобільному додатку «ПУМБ Digital Business» чи натиснути на кнопку «Зчитати ключ» (потрібно повторно виконати дії в додатку описані вище).
Документ підписано.
Після того, як Ви обрали провайдера хмарного підписання, потрібно ввести ідентифікатор Вашого ключа «Вчасно», натиснути «Зчитати»:
Після введення ідентифікатора на мобільний надійде повідомлення з посиланням на «Вчасно». Потрібно ввести пароль та натиснути «Підписати»:
Платформа EDIN 2.0 автоматично підтягне Вашу КЕП. Потрібно обрати додану КЕП та «Підписати»:
Під час накладання підпису на Ваш смартфон ще раз надійде повідомлення з посиланням на «Вчасно» (потрібно повторно виконати дії описані вище).
Документ підписано.
Після того, як Ви обрали провайдера хмарного підписання, генерується qr-код для переходу в мобільний додаток (або кнопка «Зчитати ключ» якщо всі дії відбуваються з мобільного):
Для того аби підписати документ на платформі EDIN 2.0 потрібно прочитати qr-код в мобільному додатку «Вчасно КЕП», використовуючи «Сканер» (потребує використання камери), обрати підпис, ввести пароль та натиснути «Підписати»:
Платформа EDIN 2.0 автоматично підтягне Вашу КЕП. Потрібно обрати додану КЕП та «Підписати»:
Далі потрібно ще раз відсканувати qr-код в мобільному додатку «Вчасно КЕП» чи натиснути на кнопку «Зчитати ключ» (потрібно повторно виконати дії в додатку описані вище):
Документ підписано.
Після того, як Ви обрали провайдера хмарного підписання, потрібно ввести ідентифікатор Вашого ключа «DepositSign» (e-mail чи номер телефону), натиснути «Зчитати»:
Після введення ідентифікатора на мобільний надійде PUSH-повідомлення з посиланням в мобільний додаток. Потрібно «Обрати ключ», ввести пароль та «Підтвердити»:
Платформа EDIN 2.0 автоматично підтягне Вашу КЕП. Потрібно обрати додану КЕП та «Підписати»:
Під час накладання підпису на Ваш смартфон ще раз надійде PUSH-повідомлення з посиланням в мобільний додаток «DepositSign» (потрібно повторно виконати дії в додатку описані вище).
Документ підписано.
Після того, як Ви обрали провайдера хмарного підписання, потрібно ввести ідентифікатор Вашого ключа «eSign» та натиснути «Зчитати»:
Після введення ідентифікатора на мобільний надійде PUSH-повідомлення з посиланням в мобільний додаток. Потрібно ввести пароль та «Підписати»:
Платформа EDIN 2.0 автоматично підтягне Вашу КЕП. Потрібно обрати додану КЕП та «Підписати»:
Під час накладання підпису на Ваш смартфон ще раз надійде PUSH-повідомлення з посиланням в мобільний додаток «eSign» (потрібно повторно виконати дії в додатку описані вище).
Документ підписано.
Після підписання документу інформація щодо підписанта відображається в блоці «Дані про підписантів». Для відправки документу необхідно натинути на кнопку «Відправити».
Комерційний документ додається в папку «Вихідні»:
2 Робота з вхідним комерційним документом
2.1 Підписання комерційних документів (COMDOC)
Одержувачу необхідно:
Відкрити папку «Вхідні»
Вибрати необхідний документ
Вхідний документ потребує підписання (при перегляді документу тікети на схемі — «не активні»)
Натиснути кнопку «Підписати і відправити у відповідь»
Додати ключ для підписання (за необхідністю)
«Підписати» комерційний документ
Важливо
Після натискання кнопки «Підписати та відправити у відповідь» комерційний документ відразу відправляється одержувачу без можливості редагування документа
Після відправки наступний тікет в схемі документообігу стане «активним», користувачу стає доступна функція створення Запиту на анулювання.
2.2 Відкликання підпису комерційних документів (COMDOC)
Відправлені комерційні документи (COMDOC) можуть бути відкликані («Відкликання підпису» - COMDOC_021 квитанція №14). Відкликання використовується при помилковій відправці документа. Відкликати комерційний документ (COMDOC) може лише Відправник за умови, що Отримувач ще не підписав документ (COMDOC). Функціонал доступний для інтегрованих користувачів (API) та з web. «Відкликання підпису» на web-платформі активується відповідною кнопкою з випадаючого списку «Додаткові дії»:
«Відкликання підпису» здійснюється за допомогою КЕП. Перед здійсненням підписання спочатку потрібно обрати дату відкликання, ввести текст причини відкликання і «Перейти до зчитування КЕП»:
Після чого відкриється форма для вибору КЕП для підписання:
Після підписання документ змінює свій статус на «Підпис відкликано», відображається вказана причина, а дія Відкликання підпису також відображається, якщо натиснути кнопку «Переглянути підписи»:
Документообіг завершено.
2.3 Відмова від підписання комерційних документів (COMDOC)
«Відмова від підписання» (COMDOC_021 квитанція №13) формується у відповідь на підписаний з однієї сторони (в статусі «Очікує на підписання отримувачем») комерційний документ в тому випадку, коли документ неправильно оформлений, наприклад, невірно вказані дані в полях документа.
Для відмови від підписання потрібно натиснути на кнопку «Відмова від підписання» з випадаючого списку «Додаткові дії»:
Відмова від підписання підтверджується за допомогою КЕП. Перед здійсненням підписання спочатку потрібно обрати дату відмови, ввести текст причини відмови і «Перейти до зчитування КЕП»:
Після чого відкриється форма для вибору КЕП для підписання:
Після підписання змінюється статус документа на «Відмовлено в підписанні», відображається вказана причина відмови, а дія про відмові від підписання також відображається, якщо натиснути кнопку «Переглянути підписи»:
Документообіг завершено.
2.4 Анулювання підписаних комерційних документів (COMDOC)
Анулювання здійснюється над підписаним з обох сторін комерційним документом (COMDOC). Сторона ініціатор відкриває «Вхідний» або «Вихідний» документ та формує через кнопку «Запит на анулювання» COMDOC_019 (квитанція №11) з випадаючого списку «Додаткові дії»:
Запит на анулювання підтверджується КЕП. Перед здійсненням підписання (процес описаний в окремому розділі інструкції) спочатку потрібно обрати дати документа та анулювання, обов’язково ввести текст причини анулювання і «Перейти до зчитування КЕП»:
Після чого відкриється форма для вибору КЕП для підписання:
Після підписання змінюється статус документа на «Надіслано запит на анулювання», відображається вказана причина анулювання, а дія про надсилання запиту на анулювання також відображається, якщо натиснути кнопку «Переглянути підписи»:
Для завершення документообігу документ потребує підтвердження з боку Вашого контрагента (відхилення Запиту на анулювання доступне для контрагентів мережі «АТБ»)!
2.4.1 Підтвердження запиту на анулювання комерційного документа (COMDOC)
Після того, як компанія-ініціатор створила «Запит на анулювання» документ змінює свій статус на «Надіслано запит на анулювання» і в журналі такий документ відмічений інформаційною іконкою :
Для того, щоб «прийняти анулювання» (створити COMDOC_019 (квитанція №12)) отримувачу «запиту на анулювання» (є квитанція №11) потрібно відкрити комерційний документ і натиснути «Підтвердити запит на анулювання»:
Примітка
Функціонал також доступний і для інтегрованих користувачів (API).
Після чого відкриється форма для вибору КЕП для підписання:
Після підписання змінюється статус документа на «Анульовано», якщо натиснути кнопку «Переглянути підписи», то там відображається весь список дій, що потребували підписання:
Документообіг завершено.
2.4.2 Відмова від анулювання комерційних документів (COMDOC)
Після того, як компанія-ініціатор створила «Запит на анулювання» документ змінює свій статус на «Надіслано запит на анулювання» і в журналі такий документ відмічений інформаційною іконкою :
Для того, щоб «відхилити анулювання» (створити COMDOC_021 (квитанція №15)) отримувачу «запиту на анулювання» (є квитанція №11) потрібно відкрити комерційний документ і в «Додаткові дії» натиснути «Відхилити запит на анулювання»:
Примітка
Функціонал також доступний і для інтегрованих користувачів (API).
Для здійснення «Відмови від анулювання» обов’язково потрібно вказати причину відмови (процес не потребує підписання) та «Відправити»:
Після чого документ змінює свій статус на «Підписано двома сторонами», відображається останній актуальний коментар:
Кількість «запитів на анулювання» та «відмов від анулювання» не обмежується.
Контакти
Служба сервісної підтримки: support@edin.ua