Інструкція користувача модуля DocFlow


Скорочення:

ОС - облікова система

ЮЗД - юридично значущий документ/документообіг

ЕЦП - електронно-цифровий підпис/печатка


Вступ

Розроблений компанією EDIN інтеграційний модуль EDIN.DocFlow (в подальшому просто модуль) дозволяє працювати з обліковими системами 1С: Підприємство 8.Х на звичайних формах (надалі ОС) на базі операційної системи Windows. Модуль за замовчуванням дозволяє відправляти структуровані/ неструктуровані документи та переглядати комплекти документів, самі документи з платформи DocFlow, слідкувати за статусом документообігу.

Для роботи з модулем користувачеві потрібно мати логін (email) і пароль для доступу до платформи EDIN.DocFlow.

Налаштування

Для корректної роботи інтеграційного модуля EDIN.DocFlow необхідно внести зміни в конфігуратор 1С: долучити 2 довідника (DocFlow_Settings - довідник налаштувань та DocFlow_Sets - довідник комплектів документів) та 1 регістр відомостей (DocFlow_DocInfo), що надаються співробітниками компанії EDIN.

Для запуску модуля необхідно в обліковій системі 1С відкрити файл запуску модуля (передається користувачеві співробітниками EDIN):

../_images/Integration_1C_00.png

Також облікова система 1С дозволяє налаштувати запуск модуля, як встроєним функціоналом (через «Файл»->»Зовнішні друковані форми і обробки»).

Підключення

При першому запуску модуля для початку роботи потрібно провести налаштування модуля (про це також повідомить повідомлення-підказка):

../_images/Integration_1C_02.png

Для підключення модуля EDIN.DocFlow до платформи документообігу в вкладці «Налаштування» потрібно ввести адресу платформи (https://doc.edi-n.com), свій логін та пароль. Після того, як дані користувачів були введені можливо здійснити перевірку (кнопка «Перевірити підключення» (1)) введених даних. Модуль повідомить про корректність введених даних. Після того, як всі дані введені потрібно «Зберегти налаштування» (2). Для користування електронним юридично значущим документообігом (ЮЗД) потрібно додатково вказати на місцерозташування зовнішнього файлу підпису та ввести особистий пароль (3).

Примітка

Пароль зберігається в «Операції»->»Довідник»->»DocFlow_параметри» в неявному (зашифрованому) вигляді.

Схеми обміну (довідник комплектів)

Окрім основних налаштувань модуля під особливості документообігу в Вашій організації необхідно також провести налаштування «Схеми обміну» (довідник комплектів):

../_images/Integration_1C_03.png

Підказка

Налаштування можуть бути проведені спеціалістом Вашої організації чи співробітником EDIN.

../_images/Integration_1C_04.png

У вікні «Налаштувань схеми обміну» вказуються:

  • Код схеми (надається співробітником EDIN)

  • Назва схеми обміну (довільно)

  • Код комплекта (надається співробітником EDIN)

  • Тип документа 1С (через кнопку «…» обирається головний тип документа)

../_images/Integration_1C_07.png

В налаштуваннях схем обміну розміщені вкладки «Контрагенти» і «Типи документів».

«Контрагенти» - вкладка, в якій додаються та налаштовуютья контрагенти електронного документообігу
  • Контрагент - контрагенти 1С (довідник)

  • ID сценарію документообігу - вказується ідентифікатор сценарію документообігу з платформи EDIN.DocFlow (надається співробітником EDIN)

../_images/Integration_1C_05.png

Увага

Якщо в схему обміну додано більше одного типа документу, то для внесення змін в логіку документообігу потрібне втручання програміста 1С.

«Типи документів» - вкладка, в якій додаються і налаштовуються правила обробки документів схеми документообігу

  1. Назва типу - довільна назва типу документа

  2. ID типу - вказується ідентифікатор типу документа з платформи EDIN.DocFlow (надається співробітником EDIN)

  3. Тип документа 1С - обирається зі списку (за замовчуванням відповідає головному «Типу документа 1С»)

../_images/Integration_1C_06.png
  1. Форма друку для вивантаження - зовнішні друковані форми вказуються лише для неструктурованого типу документу (задаються програмістом 1С - можуть бути зареєстровані і виведені разом із внутрішніми формами 1С)

  2. Підписувати - за активованої відмітки (проставлена галочка) модуль буде автоматично здійснювати спробу підписання документу при його вивантаженні

  3. Струтурований - активована відмітка (проставлена галочка) свідчить про те, що обраний документ є структурованим. Активує налаштування «Типова структура».

7. Типова структура: * АктБезНДС (тільки для послуг) * Акт_с_НДС (тільки для послуг) * СчетБезНДС * Счет_с_НДС

../_images/Integration_1C_08.png

Робота з модулем

Всі дії з документами проводяться у вкладці «Вихідні». Для початку роботи з документами потрібно обрати період (1) та якщо документи не відобразились натиснути «Відобразити документи 1С» (2) - в журналі комплектів документів відобразяться всі документи всіх контрагентів (вказані в налаштуваннях схеми) за обраний період:

../_images/Integration_1C_09.png

Якщо при відображенні документів в комплекта документів вже вказано «ID_Пакета», то це свідчить про те, що даний комплект вже був вивантажений і для перевірки його статусу потрібно «Завантажити інфо з DocFlow» (1) (з платформи підвантажиться «Номер комплекта», «Статус DocFlow» та інформація по документах, що входять в цей комплект):

../_images/Integration_1C_10.png

Примітка

«Завантажити інфо з DocFlow» не потребує вибору конкретного комплекта документів, а завантажує інформацію по всім комплектам, що відображаються в журналі.

Комплекти документів можуть містити кілька документів, що відображаються в журналі документів при виборі відповідного комплекту:

../_images/Integration_1C_13.png

Для зручності деякі статуси комплектів та документів відображаються різними кольорами.

Статуси комплектів документів:

  1. Чернетка

  2. Відправлено

  3. Прийнято

  4. Відхилено

  5. Не погоджено

Статуси документів:

  1. Чернетка

  2. Відправлено

  3. Прийнято

  4. Уточнення

  5. Відхилено

  6. Оброблено

  7. Відміна

  8. Доповнення

В журналі документів присутній функціонал, що дозволяє:

  • «Зберегти файли» - можливо обрати документи (навіть із різних комплектів) і після натискання кнопки завантажує файл до локального сховища користувача.

  • «Підписати обрані» - дозволяє підписати за допомогою ЕЦП всі обрані документи (навіть із різних комплектів) незважаючи на налаштування Схеми обміну (довідник комплектів).

../_images/Integration_1C_14.png

Відправка комплектів документів

Для відправки комплекта документів потрібно:

  1. «Відобразити документи 1С»;

  2. Обрати бажані комплекти документів для вивантаження/відправки;

  3. Вивантажити документи в DocFlow;

  4. Завантажити інфо з DocFlow - таким чином можливо пересвідчитись, що документи пройшли всі перевірки: вони виділяються жирним та мають статус «Готові до відправлення»;

  5. Обрати (пункт 2) за необхідності комплекти документів, що можуть бути відправлені та натиснути «Відправити комплекти».

../_images/Integration_1C_11.png

Примітка

Документи підписуються автоматично, якщо в налаштуваннях Схеми обміну (довідник комплектів) проставлена відмітка «Підписувати». Однак, якщо відмітки не було, а документи вже помилково відправлені непідписаними, то можливо проставити відмітку «Підписувати» і натиснути кнопку «Підписати вивантажені» - всі вивантажені документи в даній «Схемі обміну» будуть підписані.

../_images/Integration_1C_12.png

Також в додатковий функціонал входить можливість «Зберегти архів пакета», що дозволяє завантажити вибрані пакети в якості архіву:

  • в випадку, якщо це неструктурований документ архів містить: оригінал документу (pdf) та при наявності підписи (p7s) + документ з інформацією про підписи (pdf);

  • в випадку, якщо це структурований документ архів містить: оригінал документу (xml) та при наявності підписи (p7s) + документ з інформацією про підписи (pdf).