Інструкція по роботі з сервісом EDIN-Certificate на web-платформі EDIN



Вступ

Інструкція описує порядок завантаження і поширення сертифікатів якості та додаткових документів до них на Порталі Сертифікатів.

1. Початок роботи на Порталі Сертифікатів EDIN-Certificate

Перейдіть в розділ Сервіс і виберіть із меню «EDIN-Certificate»

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_01.png

2. Додавання документа на Портал Сертифікатів

Щоб додати сертифікат, натисніть на зелену кнопку «Додати сертифікат»:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_02.png

У формі, що з’явилася необхідно заповнити обов’язкові поля відмічені червоною зірочкою (*)

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_03.png
  • Тип сертифіката - можна вибрати тип документа

  • Номер сертифіката - номер вказаний на сертифікаті

  • Дата видачі - дата видачі документа

  • Вид сертифіката - вибираємо по періоду дії документа або за номером партії

Далі, в залежності від виду сертифіката, заповнюються поля:

  • Дата початку та Дата закінчення або Номер партії, на який виписаний документ

  • Коментар - текстове поле для різних коментарів

  • Права перегляду - вказуємо права перегляду сертифіката

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_04.png
  • Не вибрано - статус, при якому не можна зберегти сертифікат, необхідно вибрати права перегляду

  • Доступний всім - доступний для перегляду всім користувачам

  • Обмежений доступ - доступ тільки обраним користувачам або мереж (після того, як ви вибрали «обмежений доступ», необхідно натиснути кнопку «Додати» і ввести або GLN-номер, або назву мережі, якою надається доступ). Якщо не додавати мережу або GLN, то сертифікат буде доступний для перегляду тільки вам.

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_05.png

На екрані з’явиться вікно, в якому за допомогою пошуку можна знайти компанії, для яких сертифікат буде доступний для перегляду. Після того, як ви знайшли компанію за назвою або GLN, натисніть кнопку «Вибрати мережу»:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_06.png

Натиснувши кнопку «Додати», можна додати ще компанії.

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_07.png

Після заповнення всіх атрибутів Сертифікату натисніть кнопку «Зберегти»:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_08.png

Після збереження з’явиться додаткове поле Категорія. Натиснувши на поле вводу і почавши вводити перші літери категорії, в випадаючому списку з’явиться категорія для вибору:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_09.png

Якщо в випадаючому списку не з’явилася необхідна категорія, то ви можете додати її, натиснувши кнопку «Додати нову категорію в довідник»:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_10.png

Також в переліку Категория можна зробити множинну прив’язку сертифіката до категорій. Для цього необхідно, після вибору першої категорії, почати пошук знову, й вибрати наступну:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_11.png

2.1.Масове додавання документів

Щоб масово додати документ, потрібно попередньо підготувати необхідні файли, а саме заповнити шаблон і відсканувати необхідні документи в форматі PDF, JPG, JPEG, PNG, TIFF.

Для завантаження шаблону натисніть кнопку + і виберіть «Завантажити шаблон»:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_12.png

Заповніть інформацію за документами в завантажений шаблон, попередньо видаливши дані зазначені для прикладу (окрім заголовків стовбців):

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_13.png

Тип сертифіката - в залежності від типу зазначеного в документі, необхідно вказати відповідний номер типу:

  1. Сертифікат відповідності / визнання

  2. Свідоцтво / сертифікат якості

  3. Декларація імпортера

  4. Висновок СЕС

  5. Декларація виробника

  6. Карантинний сертифікат

  7. Акт фітосанітарного контролю

  8. Фітосанітарний сертифікат

  9. Висновок фітосанітарної експертизи

  10. Протокол лабораторних випробувань

  11. Експертний висновок

  12. Сертифікат типу

  13. Сертифікат аналізу

  14. Дозвіл на випуск / реалізацію

  15. Висновок Держлікслужби

  16. Сертифікат на СУЯ (ISO9001)

  17. Паспорт якості

  • Номер сертифіката - номер вказаний на сертифікаті;

  • Дата видачі - дата видачі документа в форматі «ДД.ММ.ГГГГ»;

  • Вид сертифіката - для документа виданого на період дії вкажіть «1», для виданого на певну партію вкажіть «2»;

Далі, в залежності від виду сертифікату, заповнюються поля:

Дата початку дії і Дата закінчення дії або Номер партії, на який виписаний документ;

Зверніть увагу, для Виду сертифіката виданого на період - обов’язково вказувати дату закінчення, а для виданого на певну партію - Номер партії.

  • Артикул виробника - артикул вказаний виробником;

  • Номер ВМД, накладної - номер накладної до якої відноситься сертифікат;

  • Коментар - при необхідності можна додати додаткові відомості;

  • Назва файлу - в цьому полі необхідно вказати ім’я файлу для подальшого прикріплення до картки сертифіката. Зверніть увагу, що для одного документа допускається вказувати тільки одну назву файлу з розширенням. Наприклад «image (1) .jpg».

Після цього необхідно додати заповнений шаблон і всі підготовлені, відскановані файли в zip-архів.

Зверніть увагу, що формат комірок повинен бути текстовим.

Для масового створення документів натисніть кнопку + і виберіть «Масовий імпорт сертифікатів»:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_14.png

У вікні, Ви можете встановити права перегляду сертифікатів.

Встановіть:

  • «Доступний всім» - якщо сертифікати будуть загальнодоступними;

  • «Обмежений доступ» - якщо сертифікати будуть доступні певним контрагентам;

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_15.png

Натисніть «Завантажити» і в формі вибору файлів виберіть необхідний zip-архів.

Після обробки zip-архіву відкриється форма зі звітом про результати імпорту. Успішно створені сертифікати будуть відображатися рядками білого кольору.

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_16.png

У разі наявності помилок заповнення шаблону відповідний рядок буде виділено червоним кольором. При наведенні курсора миші в підказці буде відображено опис помилок. Для таких документів картки не будуть створені і при необхідності можна буде відредагувати відповідні рядки і знову імпортувати zip-архів. При цьому для раніше створених документів відобразиться помилка «Сертифікат вже існує» і нові карти не будуть створені.

Після натискання кнопки «Закрити» сторінка оновиться і в списку сертифікатів відобразяться нові створені документи.

Примітка

Якщо при масовому імпорті сертифікатів Ви встановили «Обмежений доступ» але не вказали контрагента або точку доставки - за замовчуванням такі сертифікати будуть з обмеженими правами перегляду (доступні тільки вам). Для зміни прав необхідно буде перейти в картку сертифікату натиснувши на Номер і змінити Права перегляду.

3. Завантаження файлів сертифіката

Після збереження атрибутів сертифіката стане доступний блок завантаження файлу:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_17.png

Підтримувані типи файлів: PDF, JPG, JPEG, PNG, TIFF.

Для завантаження файлу натисніть кнопку «Завантажити», вкажіть шлях до потрібного файлу і завантажте його.

Після того, як ви завантажили файл в систему, з’явиться можливість завантаження додаткових файлів, для додавання їх натисніть кнопку «Додати»:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_18.png

Виберіть Тип додаткового файлу і натисніть «Завантажити», вкажіть шлях до файлу і завантажте його.

Максимальний розмір файлу для завантаження - 7,5 МБ. Після завантаження ви зможете подивитися розмір завантаженого файлу.

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_19.png

Якщо розмір файлу більше, ніж 7,5 МБ, то його необхідно видалити і завантажити файл меншого розміру, після чого буде можливість підписати його КЕП.

Якщо необхідно завантажити додаткові файли, (зображення сертифіката знаходиться в декількох файлах), натисніть кнопку «Додати доп. файли». Після вибору файлу натисніть кнопку «Зберегти»

4. Підписання файлів сертифікатів

Після завантаження файлів сертифікатів, у Вас є можливість підписати ці документи КЕП, для цього під кожним файлом натисніть кнопку «Підписати»:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_20.png

При переході на сторінку підписання документа необхідно натиснути кнопку «Зчитати ключі»:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_21.png

У вікні з’явиться форма для вибору ключів:

Якщо ключі видані в АЦСК ІДД (ФСУ), то необхідно вибрати ключі (key-6.dat), вказати пароль і натиснути кнопку «Зчитати ключі»:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_22.png

Після установки ключів, на сторінці відобразиться інформація про КЕП:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_23.png

Якщо використовуються для підписання ключі АЦСК «Україна», то ключі мають наступний вид:

  • Ключ директора: ЕДРПОУ_ІНН подпісанта_D1111111.ZS2

  • Ключ бухгалтера: ЄДРПОУ _ІНН подпісанта_B1111111.ZS2

  • Ключ друку: ЄДРПОУ _S1111111.ZS2 - Ключ шифрування: ЄДРПОУ _С1111111.ZS2

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_24.png

Кожна дія (підписання, установка ключів) буде супроводжуватися вікном:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_25.png

При новій сесії користувача, для підписання документа необхідно буде тільки ввести паролі і натиснути кнопку «Зчитати ключі».

Після підписання документа, на сторінці відобразиться інформація про КЕП:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_26.png

5. Прив’язка товару до сертифікату

На порталі сертифікатів у Вас є можливість прив’язати сертифікати до товару, на який вони виписані. Для цього натисніть кнопку «Додати»:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_27.png

Заповнити один або кілька параметрів по продукції (Штрихкод, Артикул покупця, Артикул постачальника). Зверніть увагу якщо Вам необхідно додати багато штрихкодів, Ви можете скопіювати перелік штрихкодів з файлу Excel або написані через кому і вставити в перший рядок:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_28.png

Після заповнення даних по товару, натисніть кнопку «Зберегти»:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_29.png

Як тільки Ви успішно виконали всі перераховані вище пункти, у Вас при формуванні Повідомлення про відвантаження в поле штрих-коду в позиції, на яку заведено сертифікат, з’явиться синя піктограма з галочкою:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_30.png

Якщо натиснути на піктограму, то у Вас відкриється детальна інформація про доданих документах:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_21.png

6. Перегляд доступних сертифікатів

У центральній частині Порталу Сертифікатів ви можете побачити всі доступні вам сертифікати а також можливі дії.

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_32.png
  1. додати сертифікат;

  2. виконати пошук сертифіката по штрихкоду або номером Сертифіката;

  3. виконати розширений пошук сертифіката;

  4. відобразити сертифікати з +/- 30 днів від дати закінчення;

  5. відобразити сертифікати, які відкриті для вас;

  6. відобразити загальнодоступні сертифікати;

  7. настройка відображення стовпців.

У колонці Дії можна виконати швидкі операції з сертифікатами:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_32_2.png

Стан підпису сертифіката КЕП:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_32_3.png

6.1. Налаштування відображення стовпців

Для зручного перегляду даних про сертифікати, натисніть на кнопку «Налаштування відображення стовпців»

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_33.png

Активуйте необхідні стовпці і натисніть «Зберегти». Додані стовпці відобразяться після автоматичного оновлення сторінки.

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_34.png

Примітка

Після виходу з особистого кабінету, активовані стовпці будуть скинуті на вибір за замовчуванням. Щоб змінити набір за замовчуванням активуйте «прапорець» біля «Запам’ятати параметри» і натисніть «Зберегти».

7. Перегляд деталей сертифіката

У цьому полі можна подивитися дату створення, дату останньої зміни, статус сертифіката. Навівши курсор на статус А+, ви можете подивитися всі атрибути сертифіката.

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_36.png

Статус має різні позначення і виділяється кольором, залежно від наявності атрибутів:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_36_2.png

8. Пошук сертифікатів за параметрами

Для пошуку сертифіката за певними параметрами, необхідно на Порталі Сертифікатів натиснути кнопку «Розширений пошук»:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_37.png

Відкриється форма для пошуку:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_38.png

Пошук можна проводити по одному або по декількох полях. Після того, як ви внесли умови пошуку, натисніть кнопку «Пошук».

9. Друк сертифіката з реквізитами КЕП

Для того, щоб роздрукувати підписаний сертифікат, необхідно натиснути кнопку «переглянути підписи», яка знаходиться в колонці «Дії» списку сертифікатів:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_39.png

Або у відкритому сертифікаті, в полі Файл:

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_40.png

Відкриється вікно із завантаженою скан-копію сертифіката, де можна додати реквізити КЕП. Натиснувши на кнопку «Друк», відкриється меню, з якого можна роздрукувати сертифікат з реквізитами КЕП.

../../../_images/Instrukcija_po_rabote_s_servisom_EDIN_Certificate_41.png

Контакти

Служба сервісної підтримки: support@edin.ua