Інструкція бізнес-адміністратора



Дана інструкція описує порядок дій користувача, що виконує роль бізнес-адміністратора, на платформі DOCflow для виконання налаштувань, які є передумовою обміну комплектами документів.

1 Терміни та визначення

  • Компанія – юридична чи фізична особа, яка використовує систему для виконання своїх процесів. До одного акаунта можливо прив’язати декілька компаній. Документи, довідники, типи комплектів, контракти, маршрути, налаштування узгодження створюються в межах компанії і закріплюються за нею.

  • Контракт – форма налаштування зв’язку між партнерами, у відповідності до якої відбувається обмін комплектами документів.

  • Власник (ініціатор) контракту – організація, яка виступає ініціатором процесу обміну комплектами та відправником контракту.

  • Клієнт – організація-контрагент, яка виступає отримувачем контракту.

  • Тип комплекта – налаштування та параметри комплекта документів для обміну (являє собою перелік обов’язкових та необов’язкових типів документів для обміну в рамках комплекта, визначає необхідність шифрування, кількість підписів власника та клієнта).

  • Маршрут – операція визначення працівників отримувача, які будуть отримувати та обробляти комплекти документів. Маршрут будується на основі переліку контрактів та типів комплектів, до яких буде надано доступ користувачеві.

  • Довідник – прикладний об’єкт системи, який дозволяє зберігати дані, що мають однакову структуру та обліковий характер. Довідниками можуть бути, наприклад, типи операцій, регіони, види бізнесу тощо.

  • Тип документа – спеціальний системний довідник, що містить дані за типами документів, якими виконуватиметься обмін між сторонами.

2 Авторизація

Для авторизації на платформі перейдіть за посиланням https://doc.edi-n.com/auth та введіть свої логін = email і пароль на формі авторизації. Детальна інформація з авторизації міститься в «Інструкції з авторизації».

3 Створення / редагування компанії

Для створення чи редагування даних компанії перейдіть до розділу «Налаштування компанії» - «Мої компанії». В списку будуть відображені вже існуючі компанії.

3.1 Створення компанії

Для створення компанії натисніть кнопку «Створити компанію» (якщо жодна компанія ще не створена):

../../_images/foto0.png

або «Створити» (якщо потрібно додати нову компанію до переліку раніше створених):

../../_images/foto110.png

Після цього відкриється форма вибору типу створення компанії. «Звичайний» тип створення передбачає заповнення користувачем реєстраційних даних компанії вручну. Тип створення «З ЕЦП/КЕП» виконує автоматичне заповнення основних реєстраційних даних компанії із зчитаного електронного цифрового підпису компанії:

../../_images/foto210.png

Оберіть потрібний тип створення і натисніть «Створити». Після цього відкриється форма налаштування компанії:

../../_images/biznes-administratora_foto3_1.png

У разі вибору «Звичайного» типу створення заповніть поля, що виділені червоним (обов’язкові параметри). При заповненні поля «ЄДРПОУ» слід дотримуватись наступних правил:

  1. Для фізичних осіб в поле «ЄДРПОУ» вводиться ІПН (10 цифр)

  2. Для юридичних осіб в поле «ЄДРПОУ» вводиться 8 цифр

  3. Для нерезидентів в поле «ЄДРПОУ» можливо ввести 10 символів

Після внесення необхідних даних натисніть «Зберегти».

Для створення компанії «З ЕЦП/КЕП» попередньо завантажте і налаштуйте електронний цифровий підпис (детальніше в «Інструкції з налаштування ЕЦП»). Далі оберіть ЕЦП/КЕП з переліку зчитаних і натисніть «Створити»:

../../_images/foto41.png

При цьому відкриється форма налаштування компанії, заповнена даними з ЕЦП/КЕП. Зі зчитаного ключа береться наступна інформація: форма власності компанії, назва компанії, код ЄДРПОУ.

Зверніть увагу!

Інформація з ЕЦП/КЕП підтягується автоматично і не підлягає редагуванню.

3.2 Підтвердження даних компанії з ЕЦП/КЕП

Якщо на момент створення компанії у користувача були відсутні ЕЦП/КЕП і компанія була створена звичайним способом, система дозволяє підтвердити внесені дані з ЕЦП/КЕП (автоматично оновити дані, внесені в форму, реєстраційними даними компанії, що містяться в електронному цифровому підписі).

Для підтвердження даних із ЕЦП/КЕП перейдіть в розділ меню «Налаштування компанії» – «Мої компанії» навігаційної панелі сервісу та оберіть потрібну компанію зі списку, натиснувши на її назву. Далі перейдіть до вкладки «Основна інформація» та натисніть кнопку «Підтвердити з ЕЦП/КЕП»:

../../_images/foto51.png

У формі вибору ЕЦП/КЕП, що відкриється, оберіть потрібний електронний цифровий підпис і натисніть «Створити».

Зверніть увагу!

Код ЄДРПОУ підпису повинен відповідати коду ЄДРПОУ, вказаному у формі редагування компанії.

У разі успішного виконання підтвердження користувачеві буде відображене відповідне інформаційне повідомлення: «Компанія підтверджена успішно».

Зверніть увагу!

Кнопка «Підтвердити з ЕЦП/КЕП» наявна лише для компаній, створених звичайним способом.

3.3 Редагування та блокування компанії

Для редагування даних компанії перейдіть у розділ меню «Налаштування компанії» – «Мої компанії» та оберіть потрібну компанію зі списку, натиснувши на її назву. У формі, що відкриється, натисніть «Редагувати». Після чого дані за компанією будуть доступні для редагування. Для блокування компанії натисніть кнопку «Деактивувати» та підтвердіть дію у відповідному запиті системи:

../../_images/foto61.png ../../_images/foto71.png

Для активації компанії натисніть кнопку «Активувати» та підтвердіть дію у відповідному запиті системи.

3.4 Договір

З метою забезпечення юридичного супроводу реалізована можливість укласти договір з компанією-постачальником послуг електронного документообігу. Для цього перейдіть на вкладку «Договір» у формі створення / редагування компанії, розділ меню «Налаштування компанії» - «Мої компанії».

Для ознайомлення з текстом договору натисніть на відповідне посилання:

../../_images/foto81.png

Файл договору у форматі pdf буде збережено в обраний каталог на жорсткому диску ПК чи змінному носії. Для підписання договору натисніть «Підписати договір», оберіть ЕЦП/КЕП із попередньо завантажених і натисніть «Підписати договір»:

../../_images/foto91.png ../../_images/foto9.5.png

Якщо на момент підписання ЕЦП/КЕП не встановлено, система повідомить про помилку: «Ключі не знайдені. Встановіть ключі та спробуйте ще раз».

Для компаній із підписаним договором у вкладці «Договір» відображатимуться дані про накладені підписи. Для повторного перегляду тексту договору натисніть на посилання «Договір підписано». Кнопка «Завантажити архів» дозволяє скачати архів, що містить pdf-файл договору і файли накладених підписів у форматі .p7s

../../_images/foto101.png

3.5 Надання компанії статусу «Акаунт»

Акаунтом є головна компанія із групи компаній облікового запису, по якій здійснюватимуться платежі. У випадку, якщо жодну з компаній не обрано акаунтом, система автоматично призначить акаунтом компанію, що створена з ЕЦП, за умови підписаного договору з компанією-провайдером.

Для надання компанії статусу «акаунт» перейдіть в розділ меню «Особистий кабінет» (раніше «Адміністрування акаунта») – «Акаунт» – «Основна інформація», оберіть компанію з переліку у полі «Компанія» і натисніть «Зберегти».

Зверніть увагу!

У переліку будуть відображені лише компанії з типом створення «З ЕЦП/КЕП» та підписаним договором.

../../_images/foto111.png

Форма «Акаунт» складається з декількох блоків даних. Поля, заповнені з ЕЦП («Назва», «ЄДРПОУ», т.д) не підлягають редагуванню.

  • Реєстраційні дані – заповнюється автоматично даними компанії, що обрана акаунтом

  • Адреса

  • Банківські реквізити – заповнюється автоматично даними компанії, що обрана акаунтом

  • Контакті дані

Зверніть увагу!

Заблокувати чи змінити компанію-акаунт після збереження данних неможливо. У переліку компаній (меню «Налаштування компанії» – «Мої компанії») напроти компанії із статусом «Акаунт» відсутній перемикач «активувати – деактивувати».

../../_images/foto121.png

4 Налаштування довідників компанії

Для керування довідниками оберіть компанію зі списку в розділі «Налаштування компанії» - «Мої компанії». У формі редагування компанії перейдіть до вкладки «Довідники», де у формі списку будуть відображені довідники, вже закріплені за компанією. Для пошуку необхідного довідника введіть у поле пошуку 3 чи більше символів. Пошук виконується за назвою та кодом довідника.

../../_images/foto131.png

4.1 Створення нового довідника

Для створення нового довідника натисніть кнопку «Додати». У формі створення довідника вкажіть назву та код довідника (може бути використаний для інтеграції з іншими системами). Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти»:

../../_images/foto141.png

Після цього можна буде вводити значення довідника. Для додання нових значень натисніть «Додати» і заповніть поля форми, що відкриється:

../../_images/foto97_1.png

Зверніть увагу!

Код значення має бути унікальним у межах довідника. При введенні неунікального значення система повідомить про помилку: «Код значення довідника вже використовується».

Для збереження значення довідника натисніть Enter чи кнопку «Зберегти».

4.2 Редагування довідника

Для редагування довідника виберіть зі списку довідників потрібний і натисніть на його назву. Для редагування назви чи коду довідника натисніть «Редагувати».

Для редагування назви значення довідника натисніть на назву значення і введіть нове значення.

В меню «Довідники» є можливість створювати ієрархічні довідники у формі деревовидного списку 1.

../../_images/foto94.png

Натиснувши кнопку Додати у значеннях довідника, є можливість додавати «дочірні» значення в довідник; кількість рівнів підлеглих значень у довіднику необмежена.

Для блокування чи розблокування значення довідника переведіть у відповідне положення перемикач блокування:

../../_images/foto161.png

При блокуванні / активації материнського значення - блокуються активуються всі його дочірні значення.

4.2.1 Завантаження / вивантаження в Excel значень довідників

Для спрощення процесу введення значень довідника передбачена можливість завантажити / вивантажити значення довідника з таблиці Excel:

../../_images/foto98.png

Завантаження / вивантаження доступно для кожного рівня ієрархічного довідника окремо. Для експорту значень довідника (на платформу) натисніть «Вивантажити» та оберіть каталог на жорсткому диску ПК або змінному носії для вибору файлу. Для імпорту значень довідника скористайтеся кнопкою «Завантажити».

5 Налаштування типів документів

Для налаштування доступні документи для зовнішнього (договір, акт, рахунок), та для внутрішнього(заява на відпустку, тощо) документообігу.

5.1 Налаштування типів документів компанії для зовнішнього документообігу

Для налаштування типів документів оберіть компанію зі списку в розділі «Налаштування компанії» - «Мої компанії» перейдіть у вибрану компанію і перейдіть до вкладки «Документи». На вкладці у вигляді списку будуть відображені вже існуючі типи документів, що закріплені за компанією. Для пошуку необхідного документа введіть у поле пошуку 3 чи більше символів. Пошук виконується за назвою та кодом типу документа:

../../_images/biznes_administratora_foto18_2.png

5.1.1 Створення типу документа

Для створення нового типу документа натисніть «Додати». У формі створення документа вкажіть назву,код і оберіть тип документа (неструктурований, якщо не задано інакше). Код типу документа може бути використаний для інтеграції з іншими системами. Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти»:

../../_images/foto191.png

5.1.2 Завантаження / вивантаження типів документів в Excel

Для спрощення процесу налаштування типів документів у сервісі реалізована можливість завантаження та вивантаження їх переліку в форматі Excel:

../../_images/foto201.png

Для вивантаження переліку типів документів натисніть «В Excel» та оберіть каталог на жорсткому диску ПК чи змінному носії для збереження файлу.

Для завантаження переліку типів документів з таблиці Excel натисніть «З Excel» та оберіть підготовлений файл.

Зверніть увагу!

Для успішного завантаження у файлі має бути щонайменше дві колонки (назва типу документа та код типу документа), файл не повинен містити формули, формат клітинок – загальний, перший рядок використовується як заголовок.

5.1.3 Редагування типу документа

Для редагування типу документа оберіть потрібний тип документа, натиснувши на його назву. Внесіть потрібні правки у формі редагування і натисніть «Зберегти».

Для блокування чи активації типу документа в списку типів документів переведіть перемикач у відповідне положення:

../../_images/foto211.png

Для присвоєння користувацьких полів натисніть на кнопку «Поля документа»:

../../_images/foto221.png

У формі, що відкриється, будуть відображені вже присвоєні поля. Для додання поля із списку виберіть потрібне поле і натисніть «Додати поле». Для видалення зв’язку з полем натисніть «Кошик»:

../../_images/foto231.png

5.1.4 Налаштування зв’язку типу документа з довідником

За допомогою кнопки «Додати зв’язок з довідником» в меню «Документи» створюється зв’язок довідника з документом.

../../_images/foto92.png

При натисканні на кнопку з’явиться форма зі списком доступних довідників для компанії. Після вібору довідника натисніть кнопку Зберегти.

../../_images/foto93.png

До одного типу документа можна прив’язати один довідник; 1 довідник можна прив’язати до декількох документів; прив’язка здійснюється тільки до активних довідників.

Можливо редагувати довідники, прив’язані до типу документа, в комплекті. Довідники доступні до редагування тільки на стороні відправника комплекта і тільки до відправки комплекта (в статусі «Чернетка»).

5.2 Налаштування типів документів компанії для внутрішнього документообігу

Внутрішній документообіг компанії необхідний для узгодження внутрішніх документів у рамках однієї компанії - наприклад, коли потрібно узгодити зміну тарифу чи розмір знижки для контрагента, або коли заява на відпустку потребує узгодження.

Для налаштування типів документів оберіть компанію зі списку в розділі «Налаштування компанії» - «Мої компанії», перейдіть у вибрану компанію і перейдіть до вкладки «Внутрішні документи компанії».

../../_images/biznes_administratora_foto23_4.png

Для створення нового типу документа натисніть «Додати». У формі створення документа вкажіть назву, код і оберіть тип документа (неструктурований, або структурований). Форма аналогічна формі створення типу зовнішнього документа.

../../_images/foto191.png

Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти».

Для спрощення процесу налаштування типів документів у сервісі реалізована можливість завантаження та вивантаження їх переліку в форматі Excel.

Для вивантаження переліку типів документів натисніть «В Excel» та оберіть каталог на жорсткому диску ПК чи змінному носії для збереження файлу.

Для завантаження переліку типів документів з таблиці Excel натисніть «З Excel» та оберіть підготовлений файл.

5.3 Налаштування доступу для провайдера

Для відображення інформації про підпис у документі PDF при скачуванні архіва, необхідно відкрити доступ провайдеру до документа. Щоб відкрити доступ провайдеру до зовнішнього або внутрішнього документа, натисніть відповідну кнопку навпроти документу - Відображати штамп ЕЦП.

../../_images/biznes_administratora_foto23_5.png

Підтвердіть дозвіл на доступ до вмісту:

../../_images/biznes_administratora_foto23_3.png

Аналогічні дії проведіть у розділі «Внутрішні документи компанії».

У документах з відкритим доступом та у форматі PDF відтепер буде відображено візуалізацію ЕЦП у листі підписання при скачуванні архіва.

Зверніть увагу!

Відмінити надання доступу до документу неможливо.

6 Налаштування користувацьких полів

Для налаштування користувацьких полів оберіть компанію зі списку в розділі «Налаштування компанії» - «Мої компанії». На формі редагування перейдіть до вкладки «Користувацькі поля», де будуть відображені вже існуючі поля. Для пошуку необхідного поля введіть у поле пошуку 3 чи більше символів. Пошук виконується за назвою та описом поля:

../../_images/foto241.png

6.1 Створення користувацького поля

Для створення нового поля натисніть «Додати». На формі створення вкажіть назву поля, оберіть формат введення даних та введіть опис поля. Всі поля обов’язкові до заповнення. Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти»:

../../_images/foto251.png

6.2 Редагування користувацького поля

Для редагування поля оберіть потрібне поле в списку полів і натисніть на його назву. Внесіть необхідні правки у формі редагування і натисніть «Зберегти».

Для блокування чи активації поля переведіть перемикач у відповідне положення:

../../_images/foto261.png

7 Налаштування маршруту

Маршрут визначає перелік контрактів і комплектів, до яких буде надано доступ користувачеві. Маршрут є прикріпленим до компанії.

Для налаштування маршруту перейдіть у розділ «Налаштування узгодження» – «Маршрути». У розділі відображаються всі створені маршрути. Для зручності реалізовано фільтр пошуку маршруту за компанією, до якої прикріплений маршрут, за статусом (активний / заблокований), за назвою маршруту:

../../_images/foto271.png

Зверніть увагу!

Для користувача без ознаки «Власник акаунта» налаштування маршруту є обов’язковою передумовою початку роботи.

7.1 Створення маршруту

Для створення нового маршруту натисніть «Створити». У формі створення вкажіть назву і код маршруту (обов’язкові поля), оберіть зі списку компанію, до якої буде прикріплений даний маршрут, і визначте його напрямок (вхідний або вихідний) відносно типу комплекта. Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти»:

../../_images/foto281.png

Після збереження даних з’явиться можливість працювати з вкладками «Користувачі», «Контракти» та «комплекти» для остаточного налаштування маршруту:

../../_images/foto291.png

7.1.1 Налаштування зв’язку з користувачем

Для створення зв’язку маршрут — користувач перейдіть до вкладки «Користувачі» форми редагування маршруту, оберіть користувача з випадаючого списку і натисніть «Додати користувача». Кількість користувачів не обмежується:

../../_images/foto301.png

Для розірвання зв’язку маршрут — користувач натисніть кнопку «Кошик».

7.1.2 Налаштування доступу до контракту

Для додання контракту в маршрут користувача перейдіть до вкладки «Контракти» форми редагування маршруту і натисніть «Додати»:

../../_images/foto311.png

У формі, що відкриється, оберіть потрібний контракт із списку і натисніть «Підтвердити». У полі вибору контракту реалізовано пошук за назвою контракту:

../../_images/foto32.png

Для зручності реалізована можливість обрати всі контракти. Для цього встановіть відмітку «Всі контракти» та підтвердіть дію у відповідному запиті системи:

../../_images/foto33.png

Користувачеві буде надано доступ до всіх контрактів, наявних на момент налаштування маршруту, та всіх нових контрактів по мірі їх укладення.

Для обмеження доступу користувача до контракту встановіть відмітку напроти потрібного контракту і натисніть «Видалити».

Для обмеження доступу до всіх контрактів зніміть відмітку «Всі контракти» та підтвердіть дію у відповідному запиті системи.

7.1.3 Налаштування доступу до типів комплектів

Для додання типів комплектів у маршрут користувача перейдіть до вкладки «Типи комплектів» на формі редагування маршруту і натисніть «Додати»:

../../_images/foto34.png

У вікні, що відкриється, оберіть у відповідному полі компанію з випадаючого списку:

../../_images/foto35.png

Після вибору компанії стане доступним поле для вибору типу комплекта за обраною компанією та активується кнопка «Додати».

Також для зручності реалізована можливість відкрити користувачеві доступ до всіх типів комплектів, встановивши відмітку «Всі комплекти»:

../../_images/foto36.png

Підтвердіть дію у відповідному запиті системи, натиснувши «Так». Користувачеві буде надано доступ до всіх типів комплектів.

Для обмеження доступу користувача до типу комплекта відмітьте потрібний тип у списку і натисніть «Видалити».

Для видалення доступу до всіх типів комплектів зніміть відмітку «Всі типи комплектів» і підтвердіть дію у відповідному запиті системи:

../../_images/foto37.png

7.2 Блокування маршруту

Для блокування маршруту переведіть перемикач у відповідну позицію напроти потрібного маршруту в списку «Налаштування узгодження» – «Маршрути». Маршруту буде надано статус «Заблокований»:

../../_images/foto38.png

8 Налаштування типу комплекта

Для налаштування типу комплекта перейдіть до розділу «Налаштування компанії» - «Налаштування комплектів документів». У розділі будуть відображені вже існуючі типи комплектів (комплектів). Система фільтрів дозволяє здійснювати пошук типу комплекта за його назвою, за компанією, до якої прикріплений комплект, за статусом типу комплекта:

../../_images/foto100.png

8.1 Створення типу комплекта

Для створення типу комплекта натисніть «Створити». У формі створення введіть назву та код типу комплекта, а також оберіть компанію, до якої буде прикріплений тип комплекта. Всі поля є обов’язковими для заповнення. Чекбокс Автообробка комплекта - під «автообробкою» мається на увазі автоматичне прийняття або відхилення комплекта, якщо всі документи в ньому з відповідним статусом (Прийнято/Відхилено).

Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти»:

../../_images/foto40.png

Після цього з’явиться можливість налаштувати для типу комплекта документи, довідники і користувацькі поля у відповідних вкладках:

../../_images/foto411.png

Після збереження типу комплекта буде надано статусу «Чернетка».

Зверніть увагу!

Типи комплекта у статусі «Чернетка» не відображаються у списку доступних при створенні комплекта. Для того, щоб тип комплекта став доступним для вибору, його потрібно активувати.

Зверніть увагу!

Активувати можна лише той тип комплекта, що містить хоча б один доданий тип документа (вкладка «Документи»).

8.2 Редагування типу комплекта

Для редагування типу комплекта оберіть потрібний комплект у списку і натисніть на його назву. Далі натисніть кнопку «Редагувати» і внесіть необхідні зміни. При редагуванні є можливість змінити назву та код типу комплекта, додати чи видалити зв’язки с типами документів, довідниками, користувацькими полями.

Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти».

При редагуванні автоматично створюється нова версія типу комплекта в статусі «Чернетка». Для активації нової відредагованої версії натисніть «Активувати»:

../../_images/foto42.png

При цьому попередня активна версія типу комплекта набуде статусу «Архів».

Для перегляду всіх версій типу комплекта натисніть кнопку «Показати всі версії» у формі редагування / перегляду типу комплекта:

../../_images/foto44.png

Відкриється перелік усіх версій типу комплекта:

../../_images/foto45.png

Для блокування чи активації типу комплекта в списку переведіть перемикач у відповідне положення.

8.3 Керування зв’язком із довідниками

Для керування зв’язком із довідниками перейдіть до вкладки «Довідники» на формі редагування типу комплекта. На вкладці будуть відображені вже прикріплені довідники із вказаними параметрами:

../../_images/foto46.png

Для редагування даних натисніть кнопку «Олівець». У формі, що відкриється, є можливість вибрати новий довідник, змінити тип заповнення та встановити чи зняти ознаку обов’язковості. Для збереження внесених змін натисніть «Зберегти».

Зверніть увагу!

Зміна назви довідника при редагуванні призведе до створення нового зв’язку.

Для розірвання зв’язку з довідником натисніть кнопку «Кошик».

Для створення нового зв’язку натисніть «Додати зв’язок». На формі редагування виберіть довідник зі списку, вкажіть тип заповнення («Заповнює клієнт», «Заповнює ініціатор», «Заповнюють обидва») та визначте ознаку обов’язковості:

../../_images/foto47.png

8.4 Керування зв’язком з типами документів

Для керування зв’язком комплекта з типами документів перейдіть до вкладки «Документи» на формі редагування типу комплекта. На вкладці будуть відображені вже прикріплені типи документів з вказаними параметрами:

../../_images/foto48.png

Для створення нового зв’язку натисніть кнопку «Додати зв’язок». На формі редагування виберіть тип документа, визначте кількість необхідних ЕЦП з боку ініціатора та клієнта, встановіть ознаки обов’язковості та шифрування, за необхідності встановіть відмітку «Довкладення отримувача» та вкажіть допустиму кількість файлів (максимальне значення 10).

Зверніть увагу!

Якщо «Довкладення отримувача» позначене як обов’язкове, документ має бути завантажений на стороні отримувача комплекта. Також неможливо буде відмітити ознаку «Документ дозволений для редагування партнером» (і навпаки, при дозволі редагування неможливо використовувати довкладення).

../../_images/foto49_2.png

Документ можна позначити як такий, що дозволено редагувати партнером, якщо вибраний у налаштуваннях документ зовнішній, структурований і не стоїть відмітка «Довкладення отримувача». Детальніше про редагування документів партнером у розділі Копіювання комплекту с документами, позначеними для редагування. Налаштування правил роботи з документом збережуться до скопійованого комплекту.

Ви можете вказати термін підписання документа отримувачем у днях - якщо контрагент не обробить документ до закінчення терміну, підписати документ та комплект стане неможливо!

При відміченні документа як дозволеного для редагування, налаштування правил роботи, у тому числі термін підписання зберігається!

Для редагування даних натисніть кнопку «Олівець» напроти потрібного типу документа та внесіть необхідні зміни на формі редагування.

Зверніть увагу!

Зміна назви документа при редагуванні призведе до створення нового зв’язку.

Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти».

Для розірвання зв’язку з типом документа натисніть кнопку «Кошик».

8.5 Керування зв’язком з користувацьким полем

Для керування зв’язком з користувацькими полями перейдіть до вкладки «Поля» на формі редагування типу комплекта. На формі будуть відображені вже прикріплені поля з вказаними параметрами:

../../_images/foto50.png

Для створення нового зв’язку натисніть «Додати зв’язок». На формі редагування виберіть поле, визначте тип заповнення поля («Заповнює ініціатор», «Заповнює клієнт», «Заповнюють обидва»), встановіть ознаку обов’язковості. Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти».

Для редагування даних натисніть кнопку «Олівець» напроти потрібного поля у списку. У формі, що відкриється, внесіть необхідні зміни і натисніть «Зберегти».

Зверніть увагу!

Зміна назви поля при редагуванні призведе до створення нового зв’язку.

Для розірвання зв’язку з полем натисніть кнопку «Кошик».

9 Налаштування зв’язку з партнерами (контракт)

  • Контракт – форма зв’язку між партнерами, у відповідності до якої відбувається обмін комплектами документів

  • Власник контракту – організація (юридична особа), що ініціює процес обміну комплектами та є відправником контракту

  • Клієнт – організація-контрагент, що є отримувачем контракту

  • Тип комплекта – налаштування та параметри комплекта документів для обміну (перелік обов’язкових та необов’язкових типів документів у рамках комплекта, ознака шифрування, кількість підписів відправника комплекта та отримувача).

На рівні контракту визначається перелік вхідних та вихідних (по відношенню до власника контракту) типів комплектів. Контракти зберігаються у розділі «Взаємодія з Партнерами» - «Контракти» меню навігаційної панелі сервісу. Розділ складається з папок:

  • Вхідні з переліком отриманих від контрагентів контрактів

  • Вихідні з переліком відправлених контрагентам контрактів

  • Чернетки з переліком створених контрактів на етапі їх заповнення / налаштування (до моменту відправки)

Для швидкого пошуку необхідного контракту у розділі реалізовано фільтр.

../../_images/foto511.png

Пошук виконується за наступними атрибутами:

  • Назва та номер (для пошуку вкажіть хоча б один символ із назви / номера контракту)

  • Клієнт (пошук можливий за кодом ЄДРПОУ і назвою)

  • Ініціатор (пошук можливий за кодом ЄДРПОУ і назвою)

  • Статус (поле містить системний перелік статусів у відповідності до обраної папки)

  • Термін дії із можливістю вибрати дату дії контракту:

../../_images/foto52.png

Для одночасного видалення всіх внесених в налаштування фільтра значень скористайтеся кнопкою «Скинути».

9.1 Налаштування шаблона контракту

Для налаштування шаблона контракту перейдіть до розділу «Взаємодія з Партнерами» - «Шаблони контрактів» навігаційної панелі сервісу. У розділі будуть відображені всі створені шаблони. Система фільтрів дозволяє виконувати пошук за назвою шаблона та назвою компанії-власника контракту (у вигляді випадаючого списку):

../../_images/foto53.png

Для видалення шаблона поставте відмітку напроти потрібного шаблона і натисніть кнопку «Кошик». Також реалізована можливість масового видалення шаблонів. Для масового видалення необхідно відмітити потрібний шаблон та натиснути кнопку «Видалити».

Для створення нового шаблона натисніть «Створити»:

../../_images/foto54.png

У формі, що відкриється, заповніть поля і натисніть «Створити»:

../../_images/foto55.png

Порядок заповнення полів:

  • Назва – обов’язкове поле, допускається внесення літер, цифр та спеціальних символів; призначене для заповнення назви шаблона; якщо не задано інакше, внесене значення використовуватиметься як назва контракту, створеного на основі даного шаблона

  • Номер – поле, призначене для внесення номеру шаблона, допускається внесення літер, цифр та спеціальних символів; якщо не задано інакше, внесене значення використовуватиметься як номер контракту

  • Дата укладання - поле, що містить дату підписання контракту

  • Дата закінчення дії – поле, що містить дату закінчення дії контракту

  • Ініціатор – поле містить випадаючий список компаній, доступних користувачеві відповідно до налаштувань ролі

  • Дод. інформація – поле, не обов’язкове до заповнення.

Форма налаштування шаблона відкривається з автоматично заповненими полями «Назва», «Номер», «Дата укладання» та «Дата закінчення» контракту із додатковими вкладками для налаштування зв’язку з довідниками і типами комплектів.

У разі необхідності змінити автоматично заповнені дані натисніть «Редагувати», внесіть потрібні правки і натисніть «Зберегти».

Для налаштування зв’язку з довідниками перейдіть до вкладки «Довідники», де зберігається перелік прикріплених до шаблона довідників та їх значень.

Для видалення зв’язку встановіть відмітку напроти потрібного запису і натисніть кнопку «Кошик».

Для формування нового зв’язку натисніть «Додати»:

../../_images/foto56.png

При цьому відкриється форма із переліком доступних активних довідників, що пов’язані з компанією-власником контракту (перелік довідників заповнюється у розділі «Налаштування компанії» – «Мої компанії» – «Довідники»).

Після вибору довідника виберіть значення довідника і натисніть «Зберегти» для збереження внесених даних.

Для зміни значення необхідно спочатку видалити зв’язок з довідником, а потім додати новий із новим значенням.

Для пошуку довідника чи значення довідника введіть декілька початкових символів у пошукове поле.

Для налаштування переліку вхідних та вихідних (по відношенню до власника) типів комплектів перейдіть до вкладки «Типи комплектів». Вкладка містить два розділи:

  • Вихідні із переліком типів комплектів, доступних для відправлення власнику (ініціатору) контракту

  • Вхідні із переліком типів комплектів, доступних для відправлення клієнту

Для видалення типу комплекта з переліку натисніть кнопку «Кошик».

Для додання типу комплекта до переліку доступних (вхідних або вихідних) натисніть «Додати». При цьому відкриється форма зі списком доступних типів комплектів, що прикріплені до компанії-власника контракту (перелік типів комплектів налаштовується у розділі «Налаштування компанії» – «Типи комплектів»):

../../_images/foto57.png

Після вибору типу комплекта для збереження внесених даних натисніть «Зберегти».

Для зручності реалізована можливість додати в шаблон всі типи комплектів, прикріплені до компанії-власника контракту, шляхом встановлення відмітки «Всі комплекти». Після встановлення відмітки «Всі комплекти» в обраному розділі («Вхідні» або «Вихідні») підтвердіть дію у відповідному запиті системи.

9.2 Створення та відправка контракту

Для створення контракту перейдіть до розділу «Взаємодія з Партнерами» - «Контракти» та натисніть кнопку «Створити»:

../../_images/foto58.png

При цьому відкриється форма створення / редагування контракту з переліком обов’язкових для заповнення полів:

  • Назва та номер (допускається внесення літер, цифр та спеціальних символів)

  • Дата укладання та дата закінчення дії (поля містять календар для зручності внесення дат)

  • Контрагент (поле для вибору компанії-контрагента, якій буде відправлено контракт на розгляд). В межах поля реалізований пошук за кодом ЄДРПОУ та назвою (для старту пошуку введіть будь-який символ)

  • Мої компанії (поле для вибору однієї з компаній користувача, від імені якої буде відправлений контракт). В межах поля реалізований пошук за кодом ЄДРПОУ та назвою (для старту пошуку введіть будь-який символ)

../../_images/foto59.png

Після заповнення обов’язкових полів натисніть «Створити». Контракт буде збережений у статусі «Чернетка» і відкриються додаткові вкладки («Довідники», «Типи комплектів») для остаточного налаштування контракту:

../../_images/foto60.png

9.2.1 Налаштування зв’язку з довідниками

Для налаштування зв’язку з довідниками перейдіть до вкладки «Довідники», де зберігається перелік прикріплених до контракту довідників та їх значень. Всі закріплені за контрактом значення довідників будуть автоматично перенесені до комплекта документів, створеного на основі даного контракту. У комплекті значення відображатимуться у розділі «Довідники» і будуть доступні тільки для перегляду.

Для розірвання зв’язку контракт-довідник оберіть потрібні записи, встановивши відмітки напроти, і натисніть «Видалити», або на кнопку «Кошик» для одиничного видалення. Для додання зв’язку натисніть «Додати»:

../../_images/foto611.png

При цьому буде відкрито поле зі списком доступних активних довідників, що пов’язані з компанією-власником контракту (перелік довідників заповнюється у розділі «Адміністрування» – «Мої компанії» – «Довідники»):

../../_images/foto62.png

Після вибору довідника з’явиться можливість вибрати значення довідника. Для збереження даних необхідно натиснути кнопку «Зберегти».

Для зміни значення необхідно спочатку видалити зв’язок з довідником, а потім додати новий з новим значенням.

Можливість видалити або додати нове значення довідника доступна на всіх етапах обробки контракту (від створення до розірвання).

Для пошуку довідника чи значення довідника в списку введіть початкові символи назви в пошуковий рядок.

9.2.2 Налаштування переліку доступних типів комплектів

Для налаштування вхідних та вихідних (відносно власника контракту) типів комплектів перейдіть до вкладки «Типи комплектів». Вкладка містить два розділи:

  • Вихідні із переліком типів комплектів, доступних для відправлення власнику (ініціатору) контракту

  • Вхідні із переліком типів комплектів, доступних для відправлення клієнту:

../../_images/foto63.png

Для видалення типу комплекта з переліку натисніть кнопку «Кошик».

Для додання типу комплекта до переліку доступних (вхідних або вихідних) натисніть «Додати». У формі, що відкриється, оберіть потрібний тип комплекта зі списку. У списку будуть відображені всі доступні типи комплектів, прикріплені до компанії-власника контракту (перелік типів комплектів налаштовується у розділі «Налаштування компанії» – «Типи комплектів»):

../../_images/foto64.png

Після вибору типу комплекта для збереження внесених даних натисніть «Зберегти».

Для зручності реалізована можливість додати у контракт всі типи комплектів, прикріплені до компанії-власника контракту, шляхом встановлення відмітки «Всі комплекти»:

../../_images/foto65.png

Після встановлення відмітки «Всі комплекти» в обраному розділі («Вхідні» або «Вихідні») підтвердіть дію у відповідному запиті системи.

9.2.3 Відправлення контракту (шаблона контракту)

Для відправлення контракту перейдіть до папки «Чернетки» розділу «Контракти», оберіть потрібний контракт зі списку, натиснувши на його назву, і натисніть «Надіслати» у формі редагування контракту:

../../_images/foto66.png

Для масової відправки контрактів встановіть відмітки напроти потрібних контрактів і натисніть «Надіслати»:

../../_images/foto67.png

Для відправки шаблону контракту перейдіть до меню «Взаємодія з Партнерами» - «Шаблони контрактів», оберіть потрібний шаблон та натисніть кнопку «Надіслати»:

../../_images/foto68.png

Наступним кроком необхідно обрати контрагентів-отримувачів та натиснути кнопку «Надіслати»:

../../_images/foto69.png

Після обробки контракту контрагентом йому буде надано статусу «Прийнятий» чи «Відхилений». Прийнятий контракт можливо розірвати за допомогою відповідної кнопки:

../../_images/foto70.png

9.3 Мої контрагенти

Контрагент - організація (юридична особа), одна зі сторін у процесі обміну контрактами (власник або клієнт) та комплектами (відправник або отримувач).

Розділ «Мої контрагенти» містить перелік контрагентів користувача і призначений для відправлення запрошень до співпраці новим контрагентам.

Система фільтрів дозволяє здійснювати пошук контрагента за назвою та кодом ЄДРПОУ. Для старту пошуку достатньо ввести у пошукове поле початкові символи назви чи коду. В окремому полі реалізована можливість відфільтрувати контрагентів за ознакою реєстрації на платформі: всі /зареєстровані / незареєстровані. Перевірка реєстрації здійснюється за кодом ЄДРПОУ.

../../_images/foto86.png

Інформація щодо контрагентів відображається на стартовій сторінці розділу у вигляді таблиці із наступними колонками:

  • Код ЄДРПОУ

  • Назва компанії

  • ПІБ контактної особи

  • Email контактної особи

  • Номер телефону

  • Ознака реєстрації на платформі — візуалізація у вигляді іконок

  • Статус — поле містить інформацію щодо контрагента («Новий» при доданні контрагента вручну кнопкою «Додати контрагента») і дату відправлення запрошення

  • Статус запрошення — відображає статус запрошення після обробки контрагентом, можливі значення: «Прийнято», «Розірвано», «Відхилено»

../../_images/foto87.png

Для додання контрагента до переліку робочих контактів натисніть «Додати контрагента»:

../../_images/foto88.png

У формі, що відкриється, заповніть поля «Код ЄДРПОУ», «Назва компанії», «ПІБ контактної особи», «Email контактної особи», «Номер телефону», «Коментар» і натисніть «Зберегти».

Зверніть увагу!

Кнопка «Зберегти» активується тільки після заповнення обов’язкових полів (виділені червоним).

Для прискорення процесу внесення нових контрагентів реалізована можливість завантажити список контрагентів з Excel (кнопка «Завантажити з Excel»). Для зручності заповнення реалізовано шаблон (кнопка «Завантажити шаблон»).

../../_images/foto89.png

Для відправлення запрошення оберіть потрібного контрагента зі списку, поставивши відмітку у чекбоксі, і натисніть на кнопку «Відправити запрошення»:

../../_images/foto90.png

Відкриється форма, що містить перелік підготовлених шаблонів (налаштовуються і зберігаються у розділі «Взаємодія з Партнерами» - «Шаблони контрактів»).

../../_images/foto911.png

Для вибору шаблона введіть початкові символи назви шаблона у поле пошуку і оберіть потрібний варіант. Для відправлення натисніть «Відправити запрошення».

Зверніть увагу!

За один раз можна відправити лише одне запрошення (багатьом контрагентам). Для масової відправки шаблонів контрагенту(-там) перейдіть у розділ «Взаємодія з Партнерами» - «Шаблони контрактів».

Після натискання кнопки «Відправити запрошення» на підставі обраного шаблона будуть створені контракти і відправлені усім вибраним контрагентам. При цьому у колонці «Статус» на стартовій сторінці розділу «Мої контрагенти» з’явиться відповідне повідомлення.

Якщо контрагент не зареєстрований на платформі EDIN-DOCflow, у разі відправлення запрошення йому на пошту надійде лист із посиланням для реєстрації. Відправник листа - noreply@edi-n.com, тема – «До уваги партнерів компанії N». В цьому випадку контрагентові необхідно перейти за посиланням для реєстрації на платформі, використовуючи свій ЕЦП/КЕП. При цьому, в рамках політики безпеки виконується перевірка ідентичності коду ЄДРПОУ компанії із запрошення та коду ЄДРПОУ ключа. Після успішної реєстрації, на основі даних з ЕЦП/КЕП контрагента буде створена компанія, а запрошення автоматично набуде статусу «Прийнято».

10 Обробка вхідних контрактів

Під обробкою мається на увазі надання контракту статусу «Прийнятий» або «Відхилений». Для обробки контракту, що надійшов від контрагента, перейдіть до розділу «Взаємодія з Партнерами» - «Контракти» та зайдіть у папку «Вхідні». В папці списком будуть відображені всі контракти, надіслані партнерами. Необроблені контракти будуть відображені зі статусом «Новий».

Для пошуку необхідного контракту у розділі реалізовано фільтр із можливістю пошуку за назвою і номером контракту, за назвою і кодом ЄДРПОУ компанії-ініціатора і клієнта, за статусом і терміном дії контракту:

../../_images/foto711.png

Для обробки обраного контракту натисніть на його назву, після чого відкриється форма обробки:

../../_images/foto72.png

На вкладці «Типи комплектів» відображається перелік вихідних та вхідних (підпапки «Вихідні» та «Вхідні» відповідно) типів комплектів, налаштованих власником (ініціатором) контракту для обміну в межах даного контракту:

../../_images/foto73.png

Натиснувши на назву типу комплекта, можна переглянути правила роботи с документами для даного типу комплекта:

../../_images/foto74.png

Відображення розділу «Типи комплектів» у випадку, якщо власник встановив відмітку «Всі комплекти»:

../../_images/foto75.png

При обробці нового контракту реалізована можливість налаштувати зв’язок з довідниками. Для цього перейдіть на вкладку «Довідники» і натисніть «Додати». У формі, що відкриється, оберіть з випадаючого списку довідник і значення і натисніть «Зберегти». У списку для вибору будуть доступні довідники, додані в розділі «Налаштування компанії» - «Мої компанії» - «Довідники».

Зверніть увагу!

На відміну від довідників, що закріплюються за типом комплекта, довідники у контракті відображаються лише для того користувача, який їх додав.

11 Білінг

Для перегляду інформації по транзакціях, що відбулися за компаніями акаунта, перейдіть до розділу «Особистий кабінет» - «Білінг»:

../../_images/foto76.png

Транзакції відображаються списком із виведенням наступної інформації:

  • Відправник — назва і код ЄДРПОУ компанії-відправника

  • Отримувач — назва і код ЄДРПОУ компанії-отримувача

  • Дата транзакції

  • Тип транзакції — відправлення документа чи довкладення отримувача

  • Напрямок — вхідна / вихідна

  • Ознака тарифікації

  • Номер комплекта — у вигляді посилання із можливістю перейти до перегляду комплекта

Система фільтрів дозволяє здійснювати пошук транзакцій за наступними параметрами:

  • Компанія — вибір із випадаючого списку, де відображені всі компанії акаунта

  • Тип транзакції — відправлення документа чи довкладення отримувача

  • Період — обирається помісячно

Також реалізована можливість відфільтрувати транзакції за ознакою вхідна / вихідна / тарифікована. До тарифікованих транзакцій належать відправлення документа і довкладення отримувача. Тарифікація транзакцій відбувається згідно обраного тарифного плану (налаштування в розділі «Особистий кабінет» - «Рахунки»).

12 Рахунки

Для перегляду інформації по рахунках перейдіть до розділу «Особистий кабінет» - «Рахунки». У розділі у вигляді таблиці будуть відображені всі рахунки та акти по компаніях акаунта із виведенням наступної інформації:

  • Номер рахунку

  • Дата здійснення рахунку

  • Сума рахунку

  • Період оплати

При цьому несплачені рахунки будуть розміщені на початку списку і підсвічені червоним, сплачені підсвічуватимуться зеленим.

У таблиці напроти рахунку реалізована можливість скачати рахунок і акт (за наявності).

Можливо скачати рахунок або акт як PDF файл, при натисканні на відповідні іконки «Завантажити рахунок» і «Завантажити акт». При наведені курсора на іконку з’явиться спливна підказка.

../../_images/foto76_02.png

Система фільтрів дозволяє здійснювати пошук за наступними атрибутами:

  • Номер рахунку

  • Статус (сплачений / несплачений)

  • Дата рахунку

  • Дата оплати

  • Дата акту

  • Наявність акту

  • Узгодження

13 Групи

Групи користувачів необхідні для налаштування процесу узгодження. Інформація за групами користувачів доступна в розділі «Налаштування узгодження» - «Погодження групою», де відображаються всі створені групи із можливістю фільтрації за компанією.

Для створення нової групи натисніть «Створити»:

../../_images/foto83.png

У формі, що відкриється, введіть назву групи, оберіть з випадаючого списку компанію, у межах якої створено групу, за потреби додайте коментар:

../../_images/foto84.png

Для збереження внесених даних натисніть «Зберегти».

Після збереження даних з’явиться можливість додати в групу користувачів. Для додання користувача у групу натисніть «Додати», оберіть зі списку потрібний контакт і знов натисніть «Додати»:

../../_images/foto85.png

У списку для вибору будуть доступні всі користувачі, що закріплені за компанією. Для видалення користувача із групи натисніть кнопку «Кошик».

Для редагування даних групи оберіть потрібну групу в переліку відображених у розділі і натисніть на її назву. У формі, що відкриється, натисніть «Редагувати», внесіть необхідні зміни і натисніть «Зберегти».

Для видалення групи натисніть кнопку «Кошик».

14 Узгодження

Застосовується до документів у вихідних комплектах. Для кожного типу документа процес узгодження налаштовується окремо.

Для налаштування правил і послідовності процесу узгодження перейдіть до розділу «Налаштування узгодження» - «Узгодження». В розділі у вигляді списку будуть відображені вже створені процеси узгодження по всіх компаніях, доступних користувачеві за маршрутом і роллю.

Для додання нового процесу узгодження натисніть «Створити».

../../_images/foto77.png

У формі, що відкриється, введіть назву процесу узгодження і оберіть компанію, в межах якої налаштовується узгодження. Після збереження даних (кнопка «Зберегти») для роботи стануть доступні вкладки «Крок» і «Тип документа»:

../../_images/foto78.png

Для створення кроку узгодження натисніть «Додати крок узгодження» і заповніть форму налаштувань.

Для редагування існуючого кроку узгодження натисніть кнопку «Олівець», внесіть необхідні зміни у форму налаштувань і натисніть «Зберегти». Для видалення кроку натисніть кнопку «Кошик».

Для додання типів документів до процесу узгодження перейдіть до вкладки «Тип документа». На вкладці у вигляді списку будуть відображені типи документів для узгодження за обраною компанією.

Для додання типів документів до процесу узгодження натисніть «Додати».

../../_images/foto80.png

Відкриється форма з автоматично заповненим полем «Компанія» (відповідно до назви компанії, вказаної при створенні узгодження) і можливістю вибрати тип документа.

При додаванні типу документа на формі редагування налаштування узгодження, якщо до типу документа прив’язаний довідник - відобразиться поле для вибору значення цього довідника; Якщо довідник не містить значеннь - поле не відображається.

../../_images/foto95.png

При виборі значення, яке містить «дочірні» значення, поля для вибору дочірніх значень виводяться аж до фінального «підлеглого» значення. Інформація по обраних значеннях довідника по типу документа відображається в списку прив’язаних до налаштування узгодження документів.

Довідники обов’язково заповнювати до фінального дочірнього значення. Довідники доступні до редагування тільки на стороні відправника комплекта.

Зверніть увагу!

У списку будуть відображені всі типи документів, закріплені за обраною компанією.

../../_images/foto811.png

На етапі відправлення комплекта із документами, що потребують узгодження, замість кнопки «Відправити» відображатиметься кнопка «Відправити на узгодження»:

../../_images/foto82.png

Відправити комплект із документами, для яких процес узгодження не завершено, неможливо.

15 Аналітика

Розділ у якому можливо створити звіт про документообіг, відображається тільки користувачам з ввімкненими ролями на даний розділ (меню «Налаштування узгодження» → «Ролі» → «Розділи»). Розділ дозволяє «Створити звіт» по зовнішньому документообігу за обраний період часу по одній з «своїх» компаній (також можливо вибрати контрагента). В меню відображається: Період звіту, Мої компанії, Контрагенти, Дата і час створення звіту, кнопка «Завантажити» або статусний значок «звіт створюється», що означає «Звіт створюється, очікуйте повідомлення на електронну пошту».

../../_images/biznes-administratora_foto103.png

Період часу вказується з календаря (мінімальне значення 1 день, максимальне - 31 день), «Компанія» вибирається з усіх (активних і заблокованих) компаній аккаунта, а «Контрагент» зі списку власників та клієнтів з контрактів. Вибірка формується за датою відправлення документу (а не створення), тобто для документів зі статусом відмінним від статусу Чернетка.

За фактом створення звіту буде надіслано повідомлення на Email адресу поточного користувача, також з’явиться кнопка для скачування навпроти відповідного запису з періодом звіту. Посилання на скачування звіту доступне 31 день, для скачування необхідно пройти авторизацію. Звіт доступний для скачування в форматі Excel (* .xls).

1

Ієрархічні деревовидні довідники — це багаторівневий деревовидний список з головними - материнськими, та підлеглими - дочірніми значеннями, що розкриваються послідовно.

Служба Технічної Підтримки